Projektinhallinnan ikävät puolet ja kuinka ne hoidetaan fiksusti

Työntekijöiden palkkaaminen on mukavampaa kuin heidän lomauttamisensa. Molemmat tehtävät, mukavat ja ikävät, kuuluvat tarpeen tullen esimiesten vastuulle, ja ne on hoidettava mahdollisimman fiksusti. Päättyneenä keväänä työttömyysturvalain muutos, jolla lomauttamista väliaikaisesti helpotettiin, pelasti todennäköisesti valtavan määrän työpaikkoja, kun yritysten ei tarvinnut turvautua irtisanomisiin.

Silloin kun väkeä lisätään tai vähennetään, heijastukset ulottuvat yrityksessä laajalle. Ilmeisimmät muutokset koskevat palkkahallintoa ja HR-toimintoja, mutta operatiivisen toiminnan kannalta suuremmat vaikutukset osuvat projektinhallintaan, ja jopa myyntiin ja tarjouslaskentaan. Kuinka yrityksessä varmistetaan, että näitä toimintoja ohjaavat järjestelmät ovat jatkuvasti ajan tasalla, eikä esimerkiksi projektien läpivientiin tule dramaattisia yllätyksiä resurssimuutosten vuoksi?

Fiksuun projektinohjausjärjestelmään on helppo kirjata tieto henkilöiden poissaoloista, johtuivatpa ne sairaudesta, lomasta tai lomautuksesta. Muutokset näkyvät välittömästi esimerkiksi projektin aikatauluissa ja resurssivarauksissa, ja projektinomistaja voi suunnitella projektin aikataulutuksen uudestaan vastaamaan aina kulloistakin resurssitilannetta. Mukavaa tämä ei ole, kuten alussa todettiin, mutta läpinäkyvän projektinhallinnan ansiosta ikäviltä yllätyksiltä vältytään, ja asiakaskin voidaan pitää ajan tasalla muutoksista ja projektin etenemisestä.

Ja se positiivinen vaihtoehto: jos onkin voitu palkata uutta väkeä, niin välittömästi, kun uusi resurssi osaamisineen on käytettävissä, projektin omistaja näkee hänet rerurssipoolissaan. Hän voi lisätä projektilleen uutta työvoimaa aina sen mukaan, millaista osaamista projektissa tarvitaan, ja tämä lyhentää projektin läpimenoaikaa ja parantaa henkilöstön käyttöastetta. Olisiko mukava soittaa asiakkaalle ja sanoa, että hei – taidammekin saada projektin valmiiksi etuajassa!