Liiketoiminnan elinkaari
Broker Site Manager
Broker Site Manager (BSM) -projektinhallinta- ja työnohjausjärjestelmä on rakennettu vastaamaan yrityksen toiminnan elinkaariajattelua. BSM on selaimella käytettävä pilvipalvelu, eli se on käyttöjärjestelmäriippumaton. Jos tarvitset toiminnanohjausjärjestelmäsi tueksi muita sovelluksia, suosittelemme tutustumista Broker Site Manageriin.
Alla on kuvattu yrityksen toiminnan elinkaaren keskeiset toiminnot, niin kuin me näemme ne.
Oman osaamisen hallinta
Yrityksen toiminnan edellytys on tunnistaa omat osaamisalueensa ja samalla löytää markkinoilla ne kohteet, jotka voivat tästä osaamisesta hyötyä. Lopullisena tavoitteena on yrityksen toiminnan jatkuvuuden turvaaminen yhä kiristyvässä kilpailussa.
Potentiaalin hallinta
Mistä liiketoiminnan potentiaali löytyy? Kun mahdollisuudet on tunnistettu, ne kirjataan Broker Site Manager -projektinohjausohjelmaan ja niiden rahallinen potentiaali arvioidaan. Tällä luodaan pohja määrätietoiselle ja suunnitelmalliselle myyntitoiminnalle.
Asiakkuuksien saavuttaminen ja hallinta
Tuleva asiakas saatava uskomaan yrityksen kykyyn täyttää asiakkaan tarpeet. Asiakas osoittaa olevansa valmis kokeilemaan yrityksen osaamisen tasoa lähettämällä tarjouspyynnön. Asiakkuuden saavuttamisen edellytys on tässä vaiheessa määrätietoinen myyntityö. Yritys ei vielä myy yksittäistä kohdetta tai projektia, vaan uskottavuutta. Myyntityön palkinto on tarjouspyyntö.
Tarjoustoiminnan ohjaus
Kun asiakas on lähettänyt tarjouspyynnön, se on otettava vastaan, ohjattava tarjouslaskentaohjelman kautta oikealle laskijalle ja varustettava sopivilla tunnistetiedoilla tulevaa raportointia ajatellen. Näille vaiheille työstetään juuri omalle yritykselle sopivat prosessit.
Yksittäisen tarjouksen laskenta
Kun tarjouspyyntö on otettu vastaan ja ohjattu laskijalle, on varmistettava, että asiakkaalle työstettävä ratkaisu täyttää asiakkaan tarpeet. Tarjous on laadittava niin, että asiakas ymmärtää, mitä hänelle tarjotaan, ja näkee, että se on hänelle sopiva. Tämän saavuttamiseksi käytettävän tarjouslaskentaohjelman on tuotettava läpinäkyvä ratkaisu ja yksikäsitteinen kustannusrakenne.
Myyntitoiminnan ohjaus
Millaisilla määrätietoisesti suunnitelluilla toimenpiteillä varmistetaan tilauksen saaminen sen jälkeen, kun tarjous on toimitettu asiakkaalle? Kuka kirjaa puhelut ja tapaamiset projektinohjausjärjestelmään, kuinka vastataan selvityspyyntöihin, miten hallitaan tarvittava dokumentaatio? Tätä kaikkea on ohjattava ja varmistettava, että asiakas uskoo hänelle tehtyyn ratkaisuehdotukseen ja tekee myönteisen periaatepäätöksen hankinnasta.
Tilauksen ohjaaminen tuotantoon
Lupaukset on annettu ja tilaus on saatu. On aika siirtää tilaus tuotantoon. Jos prosessin tämä vaihe hoidetaan huolimattomasti, on edelleen mahdollista epäonnistua lupausten täyttämisessä. Sen vuoksi tuotantoon siirtämisen prosessin täytyy olla niin sujuva, virheetön ja läpinäkyvä, ettei epäonnistumisia tule.
Projektin hallinta
Kaiken pitäisi olla valmista, ja työt voidaan aloittaa. Ennen aloittamista täytyy kuitenkin varmistaa, että yrityksen projektinohjausohjelmaan kirjatut toimet tulevat tehtyä. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi projektiorganisaation muodostaminen, materiaalilogistiikan organisointi, aikatauluttaminen ja riskienhallinta.
Hankintatoiminta
Kuinka voidaan projektin käynnistyessä olla varmoja, että kaikki projektin tarvitsemat materiaalit on tilattu, ja että ne myös saapuvat työmaalle ajallaan? Älykkäästi toteutettu hankintatoimen ohjaus varmistaa, että projektin työt eivät keskeydy tai kustannukset karkaa käsistä.
Työsuoritteiden hallinta
Jokainen toimenpide projektin elinkaaren aikana on työsuorite. Ensimmäinen askel työsuoritteiden hallinnassa on niiden tunnistaminen: mitä toimenpiteitä eli työsuoritteita käsillä oleva toimituskokonaisuus edellyttää. Tämän jälkeen on määriteltävä, mitä materiaaleja, osaamista ja työkaluja tunnistettuihin työsuoritteisiin tarvitaan. Vasta, kun työn suorittamisen ehdot on varmistettu, varsinainen työ voi alkaa.
Resurssien hallinta
Sopimus on allekirjoitettu ja lupaukset annettu. Millaisilla resursseilla yritys lunastaa lupauksensa? Resursseja ovat työtä suorittavat henkilöt, viranomaiset ja asiakkaan edustajat. Resursseja ovat myös työkalut. Millaisia työkaluja yrityksellä itsellään on käytössä, millaisia on saatavilla ulkopuolisilta kumppaneilta? Kertooko projektinhallintaohjelmisto, milloin eri resurssit ovat käytettävissä? Kaikki tämä vaatii hyvää suunnittelua ja hallintaa.
Keikkatoiminta, ennakoiva huollon ja kunnossapidon hallinta
Kun urakka on tehty ja luovutettu tyytyväiselle asiakkaalle, huolto ja kunnossapitotoiminta on luonteva tapa jatkaa yhteistyötä. Yritys, joka on vastannut esimerkiksi laitteen asennuksesta, tietää parhaiten, mitä asiakkaalle on toimitettu ja siten myös, miten toimitettu laite pidetään toimintakuntoisena. Yritys on siis etulyöntiasemassa, kun asiakas lähtee valitsemaan huollon ja kunnossapidon palveluntarjoajaa.
Kustannusten kanavointi laskutukseen
Kun työ on suoritettu, on laskuttamisen aika. Mitkä ovat sopimuksen mukaiset laskuttamisen periaatteet? Mitkä asiat laskutetaan maksuerillä, mitkä sovituilla yksikköhinnoilla taikka kaavoilla? Yleensä isoilla yrityksillä on oma taloushallinnon ohjausjärjestelmä. Tällöin BSM lähettää laskutusohjeen sille, jolloin varsinainen lasku lähtee yrityksen omasta ERP-järjestelmästä.
Dokumenttien hallinta
Nykyaikaisessa liiketoiminnassa dokumentteja syntyy paljon: palaverimuistiot, ohjeistukset, suunnitelmat, teknisten ratkaisuiden määritelmät ja niin edelleen. Tällaisia tiedostoja on helppo tallentaa dokumentinhallintajärjestelmään, mutta niitä voi olla hankala löytää sieltä. BSM nostaa projektin dokumentit esiin siellä, mihin ne kuuluvat, eikä niiden etsimiseen tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa.
BSM pähkinänkuoressa
Tavallinen CRM voi pitää sisällään toimenpiteitä asiakaspotentiaalin tunnistamisesta kaupan solmimiseen ja jälkimarkkinointiin. BSM on kaikkea tätä ja kuitenkin vielä enemmän.
BSM tarjoaa tehokkaan, selainpohjaisen ympäristön tarjouslaskennan koko ketjua varten, ja se myös huolehtii hyväksytyn tarjouksen siirrosta suoraan projektinohjauksen piiriin.
BSM liittää yhteen asiakkaan yhteyshenkilöt ja myyjät, tukee potentiaalilaskennassa, auttaa päätöksenteossa ja tarjoaa tehokkaat työkalut kaupan voitolliseen saavuttamiseen.
Jokaisen yrityksen tarina ansaitsee tulla kerrotuksi. BSM tarjoaa tarinoille joustavan ja mitattavan, monipuolisen alustan sekä suoran väylän suoraan asiakkaiden avainhenkilöille.
Yritystä johdetaan tiedolla, ei tuntumalla. Tieto siitä, mitä asiakkaat ajattelevat yrityksen tuotteista ja palveluista, on älykkään liikkeenjohdon kulmakivi.
BSM pitää tuotetietosi järjestyksessä ja varmistaa siten, että tarjouslaskennan, markkinoinnin ja projektinohjauksen käytössä on reaaliaikainen tieto valikoimastasi.
BSM pitää palvelusalkkusi järjestyksessä ja varmistaa siten, että tarjouslaskennan, markkinoinnin ja projektinohjauksen käytössä on reaaliaikainen tieto tarjoamastasi.
Yrityksen menestyksen takana on osaava ja kyvykäs kumppaniverkosto, jonka ajantasaiset tiedot löytyvät BSM:stä kaikkine tarvittavine liite- ja sopimustietoineen.
Tuote- ja palveluhinnastojen ajantasaisuus ja löydettävyys ovat keskeinen tekijä yrityksen liiketoiminnan ennustamisessa, suunnittelussa ja ohjauksessa.
Laskutus ja yhteistoiminnan jatkuvuuden turvaaminen vahvistetaan sopimuksin. On hyvä tietää, että sopimukset myös löytyvät helposti, jos niihin on joskus tarpeen palata.
BSM:n tärkein tehtävä on varmistaa, että projektipäälliköllä on jatkuvasti paras mahdollinen tieto projektin aikataulusta, resurssitilanteesta ja projektin lopputulosten laadusta.
Kun työtekijä lähtee keikalle, täytyy hänellä itsellään sekä hänen esimiehellään olla työkalu, joka kertoo keikan kohteen, aikataulun, sisällön sekä kuittaa valmistumisen ajankohdan.
Määräajoin toteutettavat huoltotoimet ovat suunnitelmallisen kiinteistönpidon kivijalka. BSM varmistaa, että huolto ja kirjaukset sen toteutuksesta hoituvat aikataulussa.
Ennakoiden toteutettu kunnossapito ylläpitää kiinteistöjen arvoa ja estää vahinkojen syntymisen. BSM varmistaa, että ennakoivat toimenpiteet ja niiden raportointi ovat aina kunnossa.
Suunnitelmat, raportit ja toteutumakirjaukset pitävät projektinohjauksen järjestyksessä. BSM huolehtii dokumenttien liittämisestä oikean projektin, kohteen ja työsuoritteen alle.
BSM:n kohteet voivat olla kiinteistöjä tai pienempiä kokonaisuuksia. Niiden avulla hallitaan asiakkaan projektille tehtäviä työsuoritteita ja niiden seurantaa.
Älykäs resurssienhallinta ja projektin työkokonaisuuksien suunnittelu edellyttävät, että järjestelmässä on tieto työntekijöiden ja alihankkijoiden osaamisista.
Inhimilliset resurssit – koulutus, kokemus ja osaaminen – ovat useimmissa yrityksissä tärkeintä pääomaa, josta huolehtimisen täytyy alkaa käytettävästä tietojärjestelmästä.
Yrityksen resurssipankkiin kuuluvat ihmisten lisäksi myös työkalut, joista tallennettua tietoa BSM käyttää osana tarjouslaskentaa, aikataulusuunnittelua ja resurssivarauksia.
Varastosaldojen ylläpito, tiedonhaku ja materiaalivirtoihin liittyvä logistiikkasuunnittelu ovat osa BSM:n älykästä ja kokonaisvaltaista toiminnanohjausta.
Ohjattu ja suunnitelmallinen hankintatoiminta varmistaa, että projektin käytössä olevat tarvikkeet ja työkalut vastaavat projektin tarpeita sekä laadultaan että määrältään.
Reaaliaikainen tuntikirjaus on keskeinen osa BSM:n käyttäjäkokemusta ja palvelumuotoilua. Helppo ja yksinkertainen kirjaustapa varmistaa, että yksikään tunti ei jää laskuttamatta.
Sopimuksiin perustuva laskutus ja läpinäkyvä dokumentointi varmistavat, että rahaliikenne asiakkailta yritykselle on ongelmatonta ja oikea-aikaista.
Asiakkaille toimitetuista tuotteista ja palveluista syntyy aina dokumentaatio hintatietoineen BSM:ään, joten myyntireskontran tehtäväksi jää ohjata tämä tieto laskutukseen.
Toteutumien seuranta, poikkeaminen raportointi ja asiakaspalautteen analyysi muodostavat yhdessä BSM:n laadunhallinnan, jonka avulla yrityksen toimintaa jatkuvasti parannetaan.
Hankintatoiminnan tukeva toimiva ostoreskontra varmistaa, että ostotoiminta ja ostolaskutus perustuvat BSM:n mukaisiin hintatietoihin ja sopimuksiin.
Tarjouslaskentaan, projektinohjaukseen ja resursointiin liittyvät TES-kohtaiset työmäärät ja niiden siirto käytännön työhön ovat osa BSM:n älykästä toiminnanohjausta.
BSM tuottaa kaiken palkanlaskennan tarvitseman tiedon: työajat, sairaspoissaolot, matkakulukorvaukset, työvuorolisät ja muut palkanlaskentaan vaikuttavat tiedot.
BSM tuottaa kirjanpitoa varten tarkkaa, projektikohtaista tietoa käytetyistä resursseista, ostoista ja myynneistä sekä muista tulosluvuista sekä projektin aikana että sen päätyttyä.
Tulosten määrällinen ja laadullinen analyysi projektin päätyttyä ohjaa yrityksen koko toimintaa sekä erityisesti projektinohjausta jatkuvasti kohti parempia lopputuloksia.
Kysymyksiä? Ota yhteyttä, me vastaamme!
