Kuinka haastavan projektin ohjauksesta tulee sulavaa ja vaivatonta?

Älä juutu menneeseen, vaan ole avoin uusille ratkaisuille. Voiko tutut asiat tehdä toisin? Jos käytät projektinohjaukseen vielä Exceliä, ja kaipaat työhösi lisää mielekkyyttä, katso oheinen video.

Ota yhteyttä

Tarjouksesta projektiksi

Aluksi voi vaikuttaa, että projektin epäonnistumiseen on monia syitä. Kun niihin syvennytään, huomataan, että kaikki syyt palautuvat kahteen asiaan: joko projekti on laskettu väärin tai projektin aikana tehdään enemmän asioita kuin sovittu – eikä niistä osata laskuttaa asiakasta.

Kun projektirakenne generoidaan projektikelpoisesti lasketusta tarjouksesta, puolet ongelmien aiheuttajista on jo torjuttu. Samalla tuetaan projektinjohtajan työtä ylivoimaisella tavalla.

Projektinjohtajien ajankäytön hallinta

Yrityksissä on rajallinen määrä projektien vetäjiä, ja niissä tiedetään, mitkä projektit ovat kunkin vetäjän vastuulla.

Useimmista yrityksistä kuitenkin puuttuu tieto, kuinka paljon vetäjä käyttää aikaa tietyllä aikavälillä kuhunkin projektiin. Tällöin on mahdotonta hahmottaa, onko projektinjohtaja yli- vai alikuormitettu tai kuinka tasaisesti projektipäälliköiden työkuorma ylipäätään jakautuu.

Henkilöresurssien varaaminen projekteille

Yrityksillä on käytettävissään rajallinen määrä tekijöitä, siis kenttähenkilöitä. Tieto siitä, kuinka näitä työntekijöitä on varattu projekteille ja millä aikavälillä, on usein hukassa.

Yrityksissä on iso ongelma hahmottaa, montako henkilöä tarvitaan kullekin päivälle ja mistä saan tarvittaessa lisää tekijöitä omaan projektiini. Onko talon omaa väkeä käytettävissä vai pitääkö tekijöitä löytää ulkopuolelta?

Havaintojen hallinta

Poikkeamat työmaalla ovat lähes jokapäiväisiä. Poikkeama saattaa käynnistää ison tehtäväketjun tai jopa laajan projektiosituksen. Havaitut poikkeamat pitää voida rekisteröidä niin, että ne sisältävät mahdollisimman kattavat pohjatiedot, poikkeaman kiireellisyydestä lähtien.

Sairauspoissaolojen kirjaaminen

Poissaolot ilmoitetaan usein kärkimiehelle tai projektin vetäjälle puhelimella tai jopa tekstiviestillä. Alkaa sekaannuksien ketju, joka päättyy palkanlaskentaan välitettävään epämääräiseen poissaolokirjaukseen.

Sen sijaan Broker Site Managerilla välitetty reaaliaikainen tieto työntekijän sairastumisesta käynnistää hallitun prosessin, joka alkaa resurssivajeen ennakoimisesta ja päättyy palkanlaskentaan vietävän tiedon automatisointiin.

Työtuntien kirjaaminen

Perinteisen tuntilapun täyttö vaatii työntekijältä tietoa monista asioista, eikä toteutumakirjauksia silloinkaan pystytä kohdistamaan projektissa riittävän tarkalle tasolle.

Tarvitaan järjestelmä, joka ohjaa käyttäjää vaivattomasti niin, että tunnit, poissaolot sekä vaikka kilometrikorvaukset kohdistuvat projektien sekä yksikön kannalta automaattisesti oikein ja vieläpä niin, että kirjaukset ovat suoraan palkanlaskentakelpoisia.

Yrityksen kustannusrakenteen yllätykset

Missä yrityksen todelliset kustannussäästöt piilevät?

Me olemme laskeneet, että lähes aina merkittävin tehokkuuden kasvattaja löytyy projektinhallinnasta.

Usein yrityksissä tavoitellaan toiminnan tehostamista ja kustannusten karsimista uudella taloushallintoa tehostavalla ERP-järjestelmällä, vaikka huomio pitäisi kiinnittää aivan muualle. Esimerkkiyrityksessämme päästään miljoonaluokan säästöihin pelkällä tehokkaalla projektinohjauksella.

Haluatko tietää, paljonko sinun yrityksesi voisi säästää?