SÄHKÖURAKOINNIN PROJEKTINHALLINTA JA SEN TEHOSTAMINEN BROKER SITE MANAGERIN AVULLA

Lõputöö / Mikko Ylikoski / 2019 / Sähkötekniikan koulutusohjelma / Lõputöö originaalversioon

KOKKUVÕTE

Projektienhallinnalla on suuri merkitys nykypäivän projektien lopputulokseen. Hyvällä projektiin kohdistuvalla hallinnalla voidaan luoda säästöä ja vähentää työhön käytettävää aikaa. Käyttämällä laadukasta tapaa hallinnoida projektia, voidaan virheiden mahdollisuuksia pienentää, ja toteuttaa suurempia projekteja onnistuneesti.

Opinnäytetyössä tutkittiin yleisesti projektihallinnan vaiheita, ja keskityttiin Broker Site Mangerin ominaisuuksiin, projektinhallinnan ja työnohjauksen järjestelmänä. Site Manageria tutkittiin sähköurakointiliikkeelle suunnattujen toimintojen tarpeiden mukaan. Järjestelmällä käsiteltiin projektin työvaiheet sen elinkaaren ajalta.

Työssä selvitettiin myös huolto- ja kunnossapitotehtävien elinkaaren hoitamista, ja niiden hallinnointiin liittyviä ominaisuuksia. Työn aikana tutkittiin kuinka päivittäiset tuntikirjaukset, ja osto- ja myyntilaskujen toteuttaminen järjestelmällä hoidettaisiin.

Työssä todettiin Broker Site Managerin toimivan loistavasti projektinhallinnan ja työnohjauksen työkaluna. Järjestelmällä voidaan saavuttaa kustannustehokkuuden parantamista, sekä vähentää projektienhallinnan tuottamaa kuormitusta. Ohjelman tarjoamien laajojen ominaisuuksien ja muokattavuuksien ansioista se soveltuu kaikenkokoisten yritysten toiminnanohjausjärjestelmäksi.

1 JOHDANTO

Tänä päivänä sähköurakoinnin projektit ovat muuttuneet entistä laajemmiksi kokonaisuuksiksi, jotka sisältävät nykyään monia eri järjestelmiä. Projektit vaativat tehokasta projektinhallintaa, jotta kaikki saadaan aikataulutettua yhteen, ja muuttuviin tilanteisiin osataan varautua nopeasti oikella tavalla. Keskittämällä projektinhallintaan liittyvää ohjelmistoa ulkopuoliselle toimijalle voidaan saada säästöä ja tehokkuutta aikaan helposti, koska silloin voidaan keskittyä käyttämään työaikaa omaan erityisosaamiseen. Hyvällä ja vähän kuormittavalla projektienhallinnalla saadaan kilpailuetua kiristyvässä markkinassa.

Tavoitteena on selvittää kuinka Broker Site Manager sopisi Novasähkön Oy:n käyttöön ja mitkä ovat sen tuomat mahdollisuudet projektien elinkaarien hallinnassa. Tarkoituksena on saada ohjelmistosta selville, kuinka projektien aikataulu- ja henkilöresurssointia voidaan hallita nykyistä tehokkaammin. Brokerin tarjoaman järjestelmän tutkimiseen päädyttiin johdon pyynnöstä, jotta voitaisiin selvittää tarjoaako järjestelmä mahdollisuuksia tehostaa ja yksinkertaistaa projektin hallinnan käsittelyä.

Lisäksi tavoitteena on selvittää, saadaanko osto- ja myyntilaskut linkitettyä suoraan projekteille ja kuinka tiedot ovat siirrettävissä laskutukseen, sekä palkanlaskentaan. Ohjelmistosta pyritään myös etsimään hyötyjä tuntikirjausten hoitoon, sekä löytämään tarvikehallinnan tehokkuuden edistämisen mahdollisuuksia. Saadut tiedot ohjelmistosta voidaan vertailla nykyisiin toimintamalleihin, ja sen perusteella voidaan arvioida hankintapäätöksiä.

1.1 Novasähkö Oy

Toimeksiantaja työlle on Novasähkö Oy. Yritys on Pirkanmaalla toimiva sähköurakointiliike, joka tarjoaa monipuolisia sähköalan palveluita kunnille, kaupungeille, sairaaloille, teollisuusyrityksille ja rakennusliikkeille. Novasähkö Oy on valittu vuoden 2018 sähköurakoitsijaksi. (Novasähkö Oy www-sivut 2019.)

1.2 Broker Site Manager

Broker Site Manager on Mercus Software Oy:n kehittämä projektinhallinta ja työnohjausjärjestelmä. Järjestelmä tarjoaa työkaluja projektien tehokkaampaan toteuttamiseen niiden elikaaren aikana. Site Manager tarjoaa myös kattavat ominaisuudet päivittäisten laskutuksen ja tuntikirjausten hallintaan reaaliaikaisesti. (Mercus software Oy Ltd www-sivut 2019.)

2 SÄHKÖURAKOIDEN HALLINTA JA SEN SISÄLTÄMÄT KOKONAISUUDET

Projektin elinkaari muodostuu monista eri osa-alueista, ja näiden osa-alueiden toteuttamiseen tarvitaan erilaisia resursseja, ja toimintamalleja. Hyvin suunnittellut vaiheet ja selkeät toimintatavat projektin elikaaren aikana mahdollistavat halutun lopputuloksen saavuttamisen. Erilaisilla projekteilla voi olla sisällöltään suuriakin eroavaisuuksia, joten yrityksillä on oltava omaan erikoisosaamisensa hallinnointiin soveltuvat järjestelmät. Toimivilla järjestelmillä ja niiden työkaluilla saadaan tehokkuutta ja säästöä projektin aikana. Projektin hallinnalliset vaiheet on kuvattu kuvassa 1. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019; Lööw 2002, 252-255.)

Kuva 1. Projektinhallinnan elinkaari (Mercus Valeri Tiik 2019)

2.1 Työsuoritteen tarpeen tunnistaminen

Kun projekti on kotiutettu selvitetään mitä tarpeita sen läpiviemiseksi tarvitsee ottaa huomioon ja kuinka laajoja työsuoritteita muodostuu. Tarkastellaan minkälaisilla sopimuksilla työsuoritteet on sovittu toteutettavaksi. Sopimuksiin tutustuminen on projektin kannalta erityisen tärkeää, jotta projektin edetessä tulevat asiat osataan hoitaa sopimuksien mukaisilla tavoilla ja tiedetään mahdollisien lisä- ja muutostöiden veloitus tavasta. Työsuoritteiden tunnistamisessa muodostuu yleiskuva tulevasta projektista, jonka avulla voidaan lähteä tarkentamaan suunnitelmia. Kun projektille on suunniteltu selkeät toimintatavat ja tehtävien jako, voidaan projektin elinkaaren aikana tuleviin suunnitelmiin varautua hyvin. (Suomen sähkö- ja teleurakoitsijaliitto ry 2002, 25; Lööw 2002, 252-255; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.2 Tehtävän suunniteltu sisältö

Tehtävälle osoitetun vastuuhenkilön täytyy tietää millaisia toimenpiteitä projekti vaatii toteutusvaiheessa. Kun projekti on suunniteltu hyvissä ajoin, voidaan virheiltä välttyä ja asioiden kulkuun vielä vaikuttaa. Selvitettävä on, millaista osaamista tarvitaan työn toteuttamiseen, ja milloin se pitää olla käytettävissä projektin aikana. Samalla voidaan havahtua mahdollisista puutteista tehtäviin kohdistuvien osaamisten kannalta, ja tehdä ratkaisuja mistä tarvittava osaaminen saadaan. (Lööw 2002, 252-255; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

Lisäksi tutkitaan mitä materiaaleja projekti tarvitsee toteutuksen aikana, ja mistä kokonaisuuksista materiaalitarpeet muodostuvat. Materiaalitarpeet tunnistetaan yleensä jo laskentavaiheessa, ja kun tehtävät on saatu aikataulutettua ja tiedetään, koska materiaalit täytyy olla käytettävissä. Kun osaaminen ja tarvittavat materiaalit tiedetään, voidaan valita työmenetelmiin sopivat oikeat työkalut. Materiaalien hallinta on projektin onnistumisen kannalta elintärkeää, ja sitä varten on suunniteltu kattavia ominaisuuksia useimpiin toiminnanohjausjärjestelmiin, ja niiden avulla voidaan säästää huomattavasti aikaa. (Syed, Irtishad, Salman, & Suneetha 2003, 3; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.3 Resurssointi ja aikatauluttaminen

Projektin tilaaja yleensä asettaa aikaraamit, milloin täytyy olla valmista, ja koska työt päästään aloittamaan. Raamien sisälle muodostetaan tarkempi aikataulu yhteistyössä sovittaen muiden mahdollisten toimijoiden kanssa. Mitä tarkempi aikataulu saadaan luotua, sitä helpompi on projektin kulkua ennustaa. Tarkemmalla aikataululla voidaan myös ajoittaa paremmin tarvittavat materiaalit ja osaamiset kohteeseen.

Aikataulutuksen jälkeen on resurssoitava riittävä määrä työntekijöitä työtehtäviin varustettuna vaadituilla osaamisilla, jotta työ saadaan tehtyä aikataulussa, eikä viiveitä synny. Resurssointi on myös tärkeää talouden hallinnan kannalta, jotta osataan varautua tuleviin kustannuksiin paremmin, ja pystytään huomioimaan mahdollisten maksuerien ajankohdat. (Suomen sähkö- ja teleurakoitsijaliitto ry 2002, 27-28; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.4 Toteutumien hallinta ja vahvistaminen

Työn edetessä päästään toteutumien merkkauksien avulla käsitykseen työn vaiheesta, ja siitä kuinka siihen on käytetty työtunteja ja materiaaleja. Näiden hallinnan hoitaa projektista vastaavat. Tarkalla toteutumien hallinnalla voidaan reaaliaikasemmin seurata työn vaiheita ja mahdollisia taloudellisia vaikutuksia. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

Toteutumien kirjautuessa ne tarkastellaan, ja vahvistetaan projektille. Tämän jälkeen voidaan toteutumista laatia laskutusaineistot. Myös palkanmaksuun lähtee tässä kohtaa yleensä vahvistetut tiedot työntekijöiden tuntitiedoista. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.5 Sopimus

Työn kotiuttamisen jälkeen täytyy projektin suorittamisesta tehdä sopimus. Se määrittelee asiat mitä projekti sisältää, ja sen avulla tiedetään projektin toimituksen sisältö. Kun sopimukseen on tutustuttu hyvin, voidaan asettaa omalle yritykselle tavoitteita projektin suhteen. Sopimuksien sisällöt on käytävä tarkkaan läpi, jotta tiedetään millä tavoin asioita mitataan, ja koska ne voidaan laskuttaa. Esimerkiksi laskutusaineisto määräytyy ennalta sovittujen sopimusten mukaan, ja nämä voivat perustua erilaisiin maksueriin, jotka saadaan laskutettua kun tietty vaihe on saavutettu. Näiden avulla muodostuu vaaditut laskutusperusteet ja laskun maksajan tiedot. (Suomen sähkö- ja teleurakoitsijaliitto ry 2002, 13-17; Ahlholm 1995, 20; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.6 Laskutusrivien hallinta ja vahvistaminen

Projektista vastaava taikka ennalta sovittu henkilö huolehtii projektin laskutuksista. Tarkistettuaan, että laskutus on tarvittavien sopimuksien mukainen, laskut lähetetään yrityksen käytössä olevien toimintatapojen mukaan eteenpäin laskun saajalle. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

2.7 Lasku

Myynitreskontrasta laskut menevät erilaisten ERP järjestelmien kautta laskun saajalle. Maksettuaan laskun, laskuttanut yritys vastaanottaa suorituksen. Suoritukset on tärkeätä dokumentoida projekteille, jotta niitä voidaan tarkastella projektin taloudellisessa loppuselvityksessä. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019- 21.5.2019.)

3 NYKYISTEN TOIMINTATAPOJEN TUTKIMINEN

Hyvin toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, voi auttaa yritystä toimintojensa integroitumisessa yhteen, ja vähentää työn hallinnointiin käytettyä aikaa. Kun toiminnanohjausjärjestelmä on tehokas, voidaan sieltä seurata yrityksen tilaa reaaliaikaisesti, ja reagoida muuttuviin tapahtumiin. Jotta voidaan vertailla toiminnanohjausjärjestelmän ohjelmistoa ja niiden antamaa lisäarvoa, on hyvä suorittaa yrityksen sisällä toimintatapojen tutkimista. Tutkimisella pyritään selkeyttämään nykyisiä toimintamalleja, ja hakemaan niistä mahdollisia kehityskohteita. Yrityksen toimintatapojen tutkimista, ja käytössä olleiden järjestelmien toiminnallisten ominaisuuksien selvittämistä tulisi tehdä säännöllisesti, jotta havaittuja asioita voitaisiin kehittää tuleviin hankeisiin etukäteen. Tutkimistapojen työkaluiksi on hyvä käyttää henkilöhaastatteluja, esimerkkilaskelmia, konkreettisia havaintoja, sekä vanhoja dokumentaatiota menneistä kohteista. (Ahlholm 1995, 20; Monk & Wagner 2012, 19-21; Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019; Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

Kun pohditaan sähköurakoitsija yrityksen toimintatapoja, täytyy ensiksi selvittää millaisen toiminnan ympärille yrityksen liikevaihto ja toiminta perustuu. Onko toiminta painottunut esimerkiksi urakointiin, huolto- ja kunnossapitotoimintaan, vai johonkin muuhun. On hyvä huomioida myös aikaisempien projektien lopputuloksia, ja tutkia niistä saatuja havintoja aikataulutusten, materiaalihallinnan, ja asiakastyytyväisyyden kannalta. Kun tiedetään markkina, joka on yrityksen toiminnan kohde, voidaan lähteä tarkastelemaan enemmän siihen liittyviä piirteitä ja mitä toiminnanohjausjärjestelmän kannalta täytyy ottaa huomioon. Voidaan myös pohtia voisivatko erityisratkaisut tuoda jotain lisäarvoa markinalla menestymiseen. (Ahlholm 1995, 20; Pelin 2009, 303-317; Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

Yrityksen sisällä on tärkeää käydä tarkastelua projektihenkilökunnan kanssa läpi, koska he olevat yleensä projektinohjausjärjestelmän pääkäyttäjäkunta. Tutkitaan miten tällä hetkellä jokainen heistä pyörittää toimintaansa, ja onko yhteneväisiä tapoja havaittavissa. Selvitettävä on myös, onko urakka ja tuntitöiden hallinnassa kuinka suuria eroja, ja kuinka projekteihin kohdistuvan budjetoinnin seuranta toteutetaan. Huomioitava on myös kuinka se on yhteydessä toiminnalliseen ohjaukseen. Voidaanko näitä kokonaisuuksia toteuttaa nykyään yhden järjestelmän sisällä vai tarvitaanko siihen monta toimijaa. Lisäksi tarkkailtavaksi kohteeksi kannattaa valita myös itse kentällä työtä tekevä asentaja, ja selvittää minkälaisilla kommunikointi tavoilla nykyään asiat hoidetaan, ja kuinka eri henkilöiden kohdalla ilmenee erilaisia tapoja. Selvittää kannattaa myös mistä eroavaisuudet johtuvat, ja löydetäänkö niille hyviä perusteluja. Eriäväisyydet eivät tarkoita aina negatiivisia asioita projektin hallinnassa. (Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

Toimintaan liittyvien ulkopuolisten järjestelmien ja niiden toiminta hallintajärjestelmän kanssa yhteen on syytä huomioida. Saadaanko tuntikirjauksien hoitaminen sujuvammaksi, ja onko se mahdollista siirtää paperisista versioista sähköiseen. Onko parempi että on monta järjestelmää, vai pystytäänkö kaikki hoitamaan yhdellä järjestelmällä. Tarkastelussa on otettava huomioon myös kuinka eri liitännäiset järjestelmät kuten operaattorit, kirjanpito, ja palkanmaksu toimivat yhteen. Yhdeksi tarkastelun kohteeksi kannattaa valita toteutumien kirjaus, sekä niistä muodostuvien dokumenttien luonti ja hallinnointi. (Pelin 2009,367-379; Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

Jos tarkastelussa huomataan, että tavat poikkeavat toisistaan on hyvä koota ylös projektihenkilöiden hyväksi havaittuja näkemyksiä asioiden hoidosta. Kirjattujen asioiden ansiosta on helpompi lähteä tarvittaessa rakentamaan yhteneväistä linjaa. Samalla voidaan havaita, että yhdenmukaistamalla dokumentointia voidaan säästää projektin hoidollista aikaa, ja liittämällä ne projektinhallintajärjestelmään saataisiin mahdollisesti vielä enemmän tehokkuutta. Yhdenmukaistamisessa on huomioitava, etteivät tehdyt toimenpiteet heikennä haluttua lopputulosta. (Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

Tutkimusta voidaan mitata lopuksi sillä, että saatiinko tutkimalla kerättyä kuinka paljon tietoa yrityksen toimintatavoista, ja löydettiinkö yhteneväisiä kehityksen kohteita. Tutkimuksen perusteella voidaan ryhtyä tarvittavien kokonaisuuksien kehittämistoimiin. On myös tärkeä havaita lopputuloksena, että onko toimintaa järkevää yhtenäistää ja muuttaa nykyhetken tilanteesta. (Pelin 2009,367-379; Leinonen, E. Leinonen, T. Nieminen, A. Metsäsalo, P. & Pirilä, J. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019 – 21.5.2019.)

4 OHJELMISTON TUOMAT MAHDOLLISUUDET SÄHKÖURAKOINNISSA

Projektinhallinnan ja ohjauksen työkalu Site Manager tarjoaa mahdollisuuksia laittaa projektinhallinta kuntoon, sekä yhdenmukaistaa toimintatapoja. Laajemmassa toiminnassa toiminnanohjauksella saadaan tehostettua kokonaisuuksia, sekä projektin ulkopuolisten henkilöiden on helpompi hahmottaa ohjelmiston ansiosta jopa yksittäisten työmaiden tilannetta ja taloudellista arvoa. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

Ohjelmiston tarjoamat toteutumien kirjausmenetelmät ja automaattiset linkitykset oikein toteutettuna vähentävät työn määrää, ja varmistavat että kaikki työvaiheet varmasti huomioidaan projektien aikana. Ja koska ohjelmisto toimii yhteen Broker Estimaten kanssa, saadaan projektien työvaiheiden suunnitteluun käytettyä aikaa vähennettyä. Myös tarjouslaskentatoimintaa voidaan kehittää, kun projektin valmistuttua Site Manager tarjoaa hyvät selvitys dokumentit projektin kulusta jopa tehtäväkohtaisesti. Niitä voidaan hyödyntää parempien menetelmien ja toimintatapojen kehittämiseen. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019- 21.5.2019; Pelin 2009, 367-379.)

Käytettynä oikein Site Managerin henkilöresurssointi ominaisuuksilla, voidaan vähentää päällekäisyyksistä johtuvia viivästyksiä, ja saadaan monen eri projektin vaatimat henkilöresurssit helposti luettavaksi yhteiseksi kaavioksi. Tarkat tuntiseuraukset mahdollistavat uusien osaamisien löytämistä, ja työhyvinvoinnin kannalta voidaan havaita tärkeää informaatiota työn tekijöiden poissaolojen määristä. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

Kunnolla optimoituna Site Manager vähentää huomattavasti projektin hallinnointiin käytettävää aikaa, ja kaikki tälläinen aika voidaan käyttää kannattavuuden kasvuun. Jotta ohjelmistosta saadaan kaikki hyödyt irti, tarvitsee se käyttöönottoon vahvat tavoitteet ja sitoutuneen projektihenkilökunnan. On tärkeää että ohjelmiston rakenne saadaan toteutettua yrityskohtaisesti yrityksen tarpeisiin, jolloin saadaan toimiva käyttöliittymä yritykselle. Kun työnohjaus tapahtuu toimivilla työkaluilla, saadaan tehokkuutta, ja sitä kautta mahdollisia säästöjä. (Tiik, V. henkilökohtainen tiedonanto 6.3.2019-21.5.2019.)

5 BROKER SITE MANAGER SÄHKÖURAKOINNIN HALLINNASSA

5.1 Perustiedot ohjelmasta

Broker Site Manager ohjelmisto on Mercus Softwaren tuottama pilvipalvelu projektien hallintaan, sekä toiminnanohjaukseen kokonaisvaltaisesti. Ohjelmisto tarjoaa laajat ominaisuudet, ja se on muokattavissa kunkin yrityksen tarpeisiin. Bsm käyttäjäkunta on laaja, pienistä yrityksistä aina merkittäviin rakennusliikkeisiin ja muihin toimijoihin. Bsm on tarkoitus käyttää koko projektin läpivientiin sen elinkaaren aikana. Kuvassa 2 on nähtävissä Bsm:n toiminnot.

Kuva 2. Broker Site Managerin toiminnot (Mercus www-sivut 2019)

Site Manager järjestelmä toimii joko tietokoneella operoiden, taikka mobiili versiossa. Molemmat perustuvat selainpohjaiseen ratkaisuun, jolloin tietoihin pääseminen onnistuu eri laitteilla kätevästi. Ohjelmistoa kehitetään koko ajan vastaamaan kentällä tapahtuvia muutoksia, ja ohjelmisto on erittäin muokkautuva yrityskohtaisille toiminnoille ja asetuksille. (Mercus software Oy Ltd www-sivut 2019.)

Site Managerin tarkoitus on sisällyttää kaikki urakointiin ja kunnossapito toimintaan liittyvä hallinnointi ja työnohjaus yhden ohjelman alle lukuisten excel tiedostojen sijasta. Ohjelmisto osaa keskustella erillisten ERP järjestelmien, tukkurien ja yhteistyöyritysten kanssa, ja näin ollen monia työvaiheita voidaan ohittaa automatisoinnin johdosta.

Site Managerin mobiiliversio on tarkoitettu kentällä käytettäväksi, ja sieltä onnistuu tehtävien suorittaminen, tuntikirjaukset, muistiinpanot, ja muut työmaalla asentajan tehtävät suoritteet. Mobiilisti suoritettujen kirjausten avulla, pystytään reaaliaikasesti tilanteen tasalla työmaalla tapahtuvasta toiminnasta.

5.2 Sähköurakoiden hankintapäätöksien ja seurannan hallinta

Brokerista voidaan helposti nähdä kokonaiskuva tämän hetken tarjouskannasta, jätetyistä tarjouksista, projekteista, ja taloudellisesta tilanteesta. Näiden tietojen mukaan osataan ohjata toimintaa tulevaisuutta varten, ja hahmottaa miten projektit osuvat keskenään ajallisesti yhteen.

Kun hankintapäätös on tehty, ja työ saatu kotiutettua, alkaa järjestäytyminen. Tarjouslakenta tietojen avulla ja kohteesta tehdyn kartoituksen perusteella tiedetään mitä erikoisosaamista, materiaaleja ja työkaluja projekti tarvitsee edetessä. Niitä tutkimalla voidaan päättää projektin vetäjä. Sopimukset voidaan ladata Brokerissa suoraan projektille, ja näin ollen tuntikirjauksista muodostuu sopimuksien mukaisia suoritteita, ja ne voidaan siirtää suoraan laskutukseen. Kaikki edellä mainitut saadaan tapahtumaan automaattisesti laskutuksen ohjauksella.

Kun toteutumien kirjaaminen järjestelmään on reaaliaikainen, voidaan työn valmiusastetta tarkkailla helposti. Näin ollen pystytään reagoimaan tarvittavilla toimenpiteillä, ja jälkikäteen voidaan havaita, mitkä vaiheet olivat menneet suunnitellusti, ja onko joitain vaiheita mahdollista kehittää kerätyn datan ansiosta.

Koska yleensä samaan aikaan on menossa monia eri projekteja, voi niiden tilanteen seuraaminen olla johdolle hankalaa. Bsm tarjoaa omanlaisensa projektisuppilo rakenteen tähän, josta näkee projektin sen hetken tilanteen yhdellä katsomisella projektin etulehdeltä. Samalle projektin etulehdelle saadaan näkyviin taloudellisen seurauksen kuvaajat, josta voidaan reaaliaikaisesti havainnoida projektin taloudellista tilaa. Projektissa on mahdollista tarkastella jopa yksittäisten projektin sisällä olevien tehtävien taloutta, sekä toteutumia. Nämä toiminnot edellyttävät, että projekti on tarjouslaskenta vaiheessa jo laskettu projektijohto kelpoisena.

Site Managerissa pystytään myös seuraamaan projektijohtajien kuormitusta ja jakamaan heidän kesken eri tehtäviä. Järjestelmästä saadaan tiedot ostolaskujen käsittelyn tilanteesta ja laskutuksien vaiheesta, jolloin talouteen liittyvien tapahtumien etenemistä voidaan seurata ja tarvittaessa nopeuttaa. Kuvassa 3 on nähtävillä näitä toimintoja.

Kuva 3. BSM projektin etulehti (Support Mercus www-sivut 2019)

5.3 Tarjouslaskenta tietojen tuonti

BSM tarjoaa mahdollisuuden käyttää tarjouslaskennasta saatuja tietoja hyödyksi suoraan projektin pohjana. Näin käytettynä ohjelmistosta saadaan irti tärkeitä ominaisuuksia, jotka luovat selvää tehokkuutta työntekoon. Ohjelmistoon pystyy siirtämään tiedot suoraan Broker Estimate laskentaohjelmasta.

Tarjouslaskenta-aineiston hyödyntämisessä on erittäin tärkeää, että jo laskentavaiheessa on tulevat työsuoritteet kirjattu ylös työn toteutus huomioiden. BSM pystyy havaitsemaan laskennasta mistä työsuoritteet, ja tarvikekokonaisuudet muodostuvat. Laskenta-aineisto on siirrettävissä muutamalla klikkauksella suoraan Site Manageriin, jonne muodostuu valmis aikataulupohja projektille. Kuvassa 4 on nähtävissä laskenta-aineiston siirto.

Kuva 4. Tarjouslaskenta aineisto (Mercus www-sivut 2019)

5.4 Sähköurakoiden aikataulutuksien hallinta

Kun tarjouslaskelma on ollut valmiiksi projektinohjaus kelpoinen, projektille saadaan muodostettua automaattisesti gant-kaavio. Gant-kaavio näkyy kuvassa 5. Kaavion muodostumisen perusta on se toimintamalli, joka jokaiselle yritykselle on luotu. Prosessirakenteet ovat muotoiltavissa yrityskohtaisesti.

Gant-kaaviosta nähdään määritellyt asiakokonaisuudet, ja niihin liittyvät työtehtävät. Projektin aikataulua voi muokata halutuksi tarttumalla hiirellä palkkeihin, ja liikuttamalla ne haluttuun pisteeseen aikataulujanalla.

Silloin kun laskenta-aineisto on tehty projektia varten, osaa ohjelmisto älykkäästi etsiä työsuoritteille tarvikkeet ja määrätyn työajan. Nämä ominaisuudet tulevat esiin, kun aikataulutusta aletaan laatia. Ohjelmisto tunnistaa työajan tehtävälle käyttäen hyödyksi laskenta-aineiston tunteja ja materiaali tarpeita. Näin ollen, kun henkilöitä on resurssoitu gant-kaavioon tehtävälle, tunnistaa ohjelmisto mitä toimenpiteitä tarvitsee tehdä, jotta päästään aikaraameihin, mitkä projektipäälikkö on asettanut. Kaavio osoittaa tämän, ja sen perusteella osataan liittää tehtävälle tarpeeksi asentajia.

Kuva 5. Aikataulutuksen Gant-kaavio (Mercus www-sivut 2019)

Projektin aikataulun Gant-kaavion voi tulostaa halutuista projekteista, taikka tehtävistä pdf-tiedostoon. Näin ollen sitä voi jakaa helposti eteenpäin esimerkiksi muille urakoitsijoille. Tulostaminen tapahtuu Gant-kaaviota katseltaessa oikean alakulman erikoispainikkeesta, ja sieltä valitaan lisätoiminto Tulosta projektirakenne.

5.5 Henkilöresurssien hallinta

Henkilöresurssien hallintaan Site Manager tarjoaa erittäin laajat työkalut, jolla voidaan resurssoida suurienkin yksiköiden resurssit ja poissaolot helposti yhteen gant- kaavioon. Asentajia voidaan myös sidonnaisuuksien avulla jakaa pienempiin osastoihin, ja näin tarkkailla pienempää osaa työntekijöistä.

Ohjelmisto osaa älykkäästi vertailla projekteille liitettyjä osastoja ja tehtäviä. Niiden perusteella se poimii aikataulutuksista resurssoinnit, ja ohjaa ne yhteen taulukkoon. Tällä tavalla pystytään seuraamaan samalla kaaviolla kaikkien projektien henkilömääriä ja tulevaa henkilötarvetta eri ajan jaksoina projektille.

Gant-kaaviossa resurssointi esitetty kuvassa 6. perustuu värikoodeilla pelaamiseen, ja kaavio osaa laskea tietyt tietueet automaattisesti yhteen kokonaisuuksien hahmottamiseksi. Kaaviosta käy ilmi kaikki resurssit, käytettävissä olevat resurssit, sekä mahdolliset henkilövajeet. Näiden avulla pystytäään ennakoimaan hyvissä ajoin mihin kukin asentaja resurssoidaan, ja tarvitaanko mahdollisesti lisätyövoimaa.

Kuva 6. Resurssien hallinnan näkymä (Mercus www-sivut 2019)

Kaaviosta pystytään samalla seuraamaan poissaoloja, ja ne pystytään järjestelmään syöttämään yrityskohtaisesti laadittujen palkanmaksu koodien mukaan. Poissaolojen hallinnalla päästään käsitykseen yhdellä katsomisella asentajien käytetyistä poissaoloista, ja niihin voidaan reagoida tarvittavilla menetelmillä. Myös lomien aikatauluttaminen on helppoa, ja kaaviosta pystytään havaitsemaan kuinka suuret resurssivajeet muodostuvat lomista.

Tehtäviä voidaan myös resurssoida ohjelmistossa osaamisen perusteella, josta on erittäin suuri hyöty erikoisosaamista vaativissa kohteissa. Osaamisen perusteella resurssointiin vaaditaan, että asentajille on luotu osaamisen perusteella sidonnaisuuksia. Näitä sidonnaisuuksia voidaan hyödyntää aikataulutuksessa, ja kun työ tehtävään on lisätty sidonnaisuus, mitä työn tekemiseen tarvitsee, osaa ohjelmisto tunnistaa automaattisesti henkilöt jotka pystyvät suorittamaan tehtävän.

5.6 Tuntikirjausten hallinta

Ohjelmisto on luotu niin että sillä pystyy hoitamaan koko projektin elinkaaren, näin ollen myös tuntikirjaaminen ja niiden seuranta on tehty mahdolliseksi. Tuntikirjauksen ohjautuminen esitetty kuvassa 7. Tuntikirjaamiseen vaaditaan, että jokaiselle yritykselle on tehty yrityskohtainen lajittelu eri palkkakoodeille, näin asentaja voi merkata yrityksen vaatimia tuntikirjauksia ja ne siirtyvät järjestelmän käsiteltäväksi.

Kuva 7. Tuntikirjaus periaate kuva (Mercus, Valeri Tiik 2019)

Tuntikirjauksia voidaan merkata joko projektinjohtajan toimesta, taikka asentaja omalla mobiililaiteella. Asentaja merkkaa tunnit mobiilissa projektille, jossa hän on työskennellyt, tämä esitetty kuvassa 8. Tämän jälkeen kirjaukset siirtyvät työnjohtajalle automaattisesti hyväksyntään. Tunnit on tärkeä merkata suoraan oikealle projektikoodille taikka kohteille, jotta jatko laskutus toimii parhaiten. Kun asentaja on merkannut ne mobiilisovellukseen, näkyvät ne projektista vastaavalla reaaliaikaisesti.

Koska BSM mobiili on selainpohjainen, onnistuu tuntien kirjaaminen millä tahansa laitteella, jolla pääsee verkkoon. Tuntien merkkaus on tehty yksinkertaiseksi, tarvitsee vain etusivulta valita tuntikirjaus à valita haluttu projekti à ja sen jälkeen syöttää tapahtuneet toteumat. Tuntikirjaus on erittäin nopeasti tehtävissä, eikä se vaadi asentajalta erityistaitoja.

Kuva 8. Toteutumien kirjaus mobiilissa (Mobile Mercus www-sivut 2019)

Projektin vastaavahenkilö löytää asentajien kirjaamat toteutumat helposti massakuittaus toiminnon alta kuvassa 9. Siellä on mahdollista kuitata ja dokumentoida tunnit. Tunnit ovat siirtyneet myös suoraan projekteille, joten projektin etulehdeltä voi seurata reaaliaikaisesti toteutumien määrää, jopa tehtäväkohtaisesti.Tämä toimii jos projektin rakenne on tehty projektinohjaus kelpoiseksi.

Kuva 9. Massakuittaus näkymä (Support Mercus www-sivut 2019)

5.7 Tavaratilausten hallinta

Site Manager pystyy hallitsemaan projektien tavaravirtaa silloin, kun projektille on perustettu varasto. Hallitsemiseen kuuluu tarvittavien materiaalien tunnistaminen, ja tilauksien seuranta. Ohjelmasta nähdään myös, kuinka paljon tavaraa on toimitettu, ja onko toimitukset ylittyneet laskelmaan verrattuna.

BSM:ään voi perustaa monia eri varastoja, muun muassa projekteille omat työmaavarastot, sekä esimerkiksi konttorin päähän yhden niin sanotun isomman varaston, jota voidaan käyttää esimerkiksi kaikissa projekteissa päävarastona. Varastoista voi ottaa tavaroita esimerkiksi projektien tarpeisiin. Kirjattuaan toteutumat, ne kirjautuvat oikealle projektille ylös, ja samalla varaston saldo päivittyy.

Varaston sisältö, eli tarvittavat materiaalit projektille, voidaan tuoda myös suoraan laskenta-aineistosta, ja niiden perusteella voidaan tehdä projektille toimitustarpeet. Toimtustarve sisältää tiedot mitä materiaaleja tarvitaan, ja koska ne halutaan työmaalle. Myös toimittaja ja hinta on määrätty toimitustarpeissa, esillä kuvassa 10. Kun toimitustarpeet ovat selvät, niin suoritetaan projektin aikana toimitustarpeiden vieminen ostotilauksiin.

Kuva 10. Tavaran tilausten hallinnan näkymä (Support Mercus www-sivut 2019)

5.8 Työkalujen hallinta

Työkalujen hallinnasta Site Managerista löytyy omat toiminnot. Yleensä työkalujen hallinnointi on yrityksissä huonosti toteutettu, ja osa tiedoista vain kulkee muistin varassa. BSM:ssä työkalujen listaus on tehty helpoksi, ja jopa eri työtehtäviin voidaan suoraa linkittää niissä tarvittavat työkalut. Työkalujen listaus menetelmä esitetty kuvassa 11. Työkaluja voi myös aikatauluttaa projekteille, jolloin ne ovat varmasti vapaana silloin kun niitä tarvitaan.

Kuva 11. Listaus työkaluista (Support Mercus www-sivut 2019)

Kuvassa 12 esitetään etulehti, joka tehdään jokaisesta työkalusta. Etulehdestä näkee työkalun tarvittavat tiedot, ja kirjaamalla ne ylös, jää muistiin jälki työkalun ominaisuuksista ja mahdollisista huoltoväleistä. Työkalun tietoihin voidaan merkitä kattavat tyyppitiedot, hinnastot, ja sidonnaisuudet, esimerkiksi siitä kuka asentaja osaa käyttää sitä.

Myös asentajan tietoihin voidaan liittää sidonnaisuuksina, mitkä työkalut ovat hänen käytössään. Kun työkalut on lisätty osaksi projekteja, jää niistä jälki missä niitä on käytetty viimeksi.

Kuva 12. Työkalun tietueen etulehti (Support Mercus www-sivut 2019)

5.9 Kunnossapito- ja huoltotoiminta

Huolto-ja kunnossapitotoiminnan ohjaukseen ohjelmisto tarjoaa tehokkaita ratkaisuja. Kun on ennestään tiedossa kohde mihin huoltotoiminta kohdistuu, voidaan kohteen projektille luoda tehtävä. Se siirtyy valitulle osastolle tai asentajalle käsittelyyn. Tehtävän tilasta on mahdollista kytkeä automaattiset tehtäväraportit esimerkiksi tehtävän aikana työnjohtoon, ja sen valmistuessa suoraan asiakkaalle.

Käytännössä, kun vikaa tai huoltoa vaativa asia on kirjattu järjestelmään ja osoitettu tehtävän suorittajalle, voi huoltotoimenpide alkaa. Asentajalle muodostuu BSM:n mobiiliin uusi tehtävä, jossa kerrotaan kohteen tiedot, jotka tulevat aikaisemmin luoduista pohjatiedoista. Nämä havaittavissa kuvassa 13. Sovellus näyttää mikä on huoltoa vaativa kohde ja sen paikan kartalla. Asentaja aloittaa tehtävän painamalla Aloita. Kun tehtävä on valmis voidaan siihen kirjata havainnot, ja luoda työlle muodostuneet toteumat. Tämän jälkeen asentaja kuittaa työn dokumentoiduksi, ja työ on sen jälkeen asentajan näkökulmasta suoritettu loppuun.

Kuva 13. Mobiilissa tehtävien suorittaminen (Mobile Mercus www-sivut 2019)

Tehtävän pohjalta tullut aineisto siirtyy tehtävään nimetyn työnjohtajan käsiteltäväksi valmiiksi oikealle projektille. Työnjohtajan tehtäväksi jää aineiston laskuttaminen, ja siihenkin muodostuvat automaattisesti oikeat tiedot kohteiden sopimusaineiston perusteella. Laskun tarkastamisen jälkeen työ on valmis lähetettäväksi. Koko prosessin viemiseksi kuluu erittäin vähän hallinnoinnista johtuvaa aikaa, ja dokumentti työstä on jäljitettävissä helposti uudestaan.

5.10 Osto-ja myyntilaskujen liittäminen projekteihin

5.10.1 Ostolaskut

Kokonaisvaltaisuutensa ansiosta Site Managerista löytyy toiminnot osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn. Laskutoiminnoista löytyy kattavat ominaisuudet halutunlaisten toimintojen käyttöön. Myös yrityskohtaiset sovellutukset laskujen käsittelyssä on mahdollista Mercuselta saatavan tuen avulla.

Ostolaskujen tulemiseen Site Mangeriin on kaksi eri vaihtoehtoa, ne joko kirjautuvat suoraan operaattorilta järjestelmään, taikka ne voi kirjata manuaalisesti. Tärkeää ostolaskujen kirjaamisella on se, että kun osto tehdään, ilmoitetaan tehtävälle nimetty ID. Näin lasku osaa automaattisesti siirtyä oikealle tehtävälle, ja tehtävän toteutumilla laskutusrivit hyväksytään. Toimimalla edellä mainitulla tavalla, ostolaskut ovat suoraan projektiin liittämiskykyisiä. Ostolaskut jotka ovat tulleet virheellisellä viiteellä, tai asentajalla ei ole ollut oikeaa kohdetietoa käsitellään manualisesti projekteille. Oikein toteutettuna ostolaskujen hallinta BSM:llä aiheuttaa erittäin vähän rasitusta projektien johtajille.

Kun ostolaskuja on kirjautunut järjestelmään, näkyvät ne ostolaskuille tarkoitetulla välilehdellä. Laskut kerääntyvät listamaiseksi kuten kuvasta 14. huomataan, ja ne saadaan halutun mukaiseen järjestykseen näkyviin. Laskut voidaan määrittää eri henkilöille, eli kaikki yritysten laskut eivät ole pakko näkyä kaikille. Laskun tila muuttuu aina reaaliaikaisesti, kun sille tehdään muutoksia. Laskun tilan näkee helposti listauksen päänäkymästä. Laskun tilasta näkee myös sen onko kyseinen lasku siirretty jo tehtävän toteutumiin.

Kuva 14. Ostolaskujen listausnäkymä (Hydrafin Mercus www-sivut 2019)

Tarkasteltaessa ostolaskuja tarkemmin kuvasta 15. nähdään ostolaskusta tehtävät kohdasta, mille tehtävälle lasku on kanavoitunut. Dokumentit kohdasta löytyy mahdolliset liitetiedostot.

Kuva 15. Ostolasku (Hydrafin Mercus www-sivut 2019)

5.10.2 Myyntilaskut

Myyntilaskut muodostuvat Site Managerilla tehtävälle kirjautuneiden toteutumien perusteella, taikka manuaalisesti. Kun tehtävän toteutumat on hyväksytty siirtyvät ne laskutusaineistoksi. Laskutustapahtuma voidaan ryhmittää erilaisiin tapoihin, esimerkiksi tehtäväkohtainen laskutus taikka koontilaskutus. Laskutus lähtee Site Managerista liikenteeseen operaattoreiden kautta.

Laskutuksiin tulevat hinnat perustuvat sopimuksiin, jotka projekteille on luotu. Laskulla olevien rivien tietoja pääsee muokkamaan, sekä niille voi muodostaa erilaisia hinnottelu perusteita, kuten alennukset, alv, yleiskulut. Laskuun on mahdollista lisätä liitetiedostoja dokumenteiksi. Mahdollisen laskusta tulleen reklamaation ilmetessä, voidaan lasku joko hyvittää, tai palauttaa aiheelliseksi. Kun Site Manageriin on kerrottu tarkasti laskutettavan yrityksen reskontran tiedot, saadaan muistutukset lähtemään maksamattomista laskuista vastuuhenkilölle sekä, ostoreskontraan sähköpostitse. Laskun tila on seurattavissa reaaliaikaisesti laskun tiedoista.

5.11 Tietojen vienti palkanmaksuun ja kirjanpitoon

Site Managerista saadut tuntikirjaus tiedot ovat täysin palkanlaskenta kelpoisia. BSM:n järjestys käsitellä tuntikirjauksia esitetty kuvassa 16. Jotta saadaan palkanlaskenta kelpoinen aineisto, on määritettävä palkanlaskijan käyttämät palkkalajikoodit, jotta tunnit kirjautuvat oikein ja niiden jatko käsitteleminen onnistuu. Palkanlaskenta kelpoinen tieto saadaan ulos ja lähetettyä järjestelmästä, kun toteutumien massakuittaus on suoritettu.

Kuva 16. Palkanmaksu materiaalin muodostuminen (Mercus, Valeri Tiik 2019)

6 JOHTOPÄÄTÖKSET

Insinöörityön tavoitteena oli selvittää projektinhallinnan vaiheita, ja tutkia Brokerin Site Managerin mahdollisuuksia projektien hallinnassa. Työn aikana havaittiin, mikä projektinhallinan kannalta on tärkeää ja kun on käytössä toimivat järjestelmät, saadaan tehokkuutta aikaan. Kun projketinhallinnan ketju on muodostettu hyvin toimivaksi, on uusia työntekijöitäkin helpompi ajaa järjestelmään sisään.

Brokerin Site Manager osoittautui täysivaltaisesti toimivaksi järjestelmäksi, jolla pystytään hoitamaan niin suurien kuin pienien urakointi ja kunnossapito yritysten päivittäinen toiminta. Ohjelmisto havaittiin todella muokkautuvaksi, sekä Mercusen henkilökunnan tekninen tuki ohjelmiston käytön varrella oli ensiluokkaista.

Kun tarkastellaan BSM:n ominaisuuksia sähköurakoiden projektien hallinnassa havaitaan useita erittäin hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla voidaan säästää aikaa ja parantaa onnistumista työn läpiviemiselle. Se että yhdellä järjestelmällä voi kokonaisuudessaan hoitaa työsuoritteiden hallinnan lisäksi toteutumien hoitamisen ja sopimuksien mukaiset laskutukset luo tehokkuutta ja virheiden vähenemistä projektille. Myös resurssien suunnittelu ja projektien aikataulutus hoituvat helposti.

Saamalla Site Manager optimoitua juuri yrityskohtaisille toimintatavoille, ja henkilökunnan sitouttaminen sen käyttöön takaavat onnistuneita töiden hallinnointi mahdollisuuksia. Tämän työn pohjalta voidaan tehdä tarkempaa tarkastelua hankintapäätöksistä.

LÄHTEET

BSM järjestelmän www-sivut. 2019. Viitattu 21.5.2019. http://hydrafin.mercus.net

BSM mobile järjestelmän www-sivut. 2019. Viitattu 21.5.2019. http://mobile.mercus.net

BSM ohjekeskusksen www-sivut. 2019. Viitattu 21.5.2019. http://support.mercus.net

Leinonen, E. 2019. Toimitusjohtaja. Novasähkö Oy. Tampere. Haastattelut 6.3.2019 - 21.5.2019.

Leinonen, T. 2019. Yrittäjä. Novasähkö Oy. Tampere. Haastattelut 6.3.2019 - 21.5.2019.

Lööw, Monica. 2002. Onnistunut projekti: Projektijohtamisen ja –suunnittelun käsikirja. Helsinki: Tietosanoma Oy

Mercus Softwaren www-sivut. 2019. Viitattu 21.5.2019. http://www.mercus.net

Metsäsalo, P. 2019. Tarjouslaskenta. Novasähkö Oy. Tampere. Haastattelut 6.3.2019 - 21.5.2019.

Monk, E and Wagner, B. 2012. Consepts in enterprise recource planning. Boston: Course Technology

Nieminen, A. 2019. Projektipäällikkö. Novasähkö Oy. Tampere. Haastattelut 6.3.2019 - 21.5.2019.

Pelin, R. 2009. Projektihallinnan käsikirja. Keuruu. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin

Pirilä, J. 2019. Asennuspäällikkö. Novasähkö Oy. Tampere. Haastattelut 6.3.2019 - 21.5.2019.

Syed, A., Irtishad, A., Salman, A., and Suneetha, M. Implementation of enterprise recource planning erp systems in the construction industry. Miami and Florida: Course Technology

Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto ry. 2002. Työmaan hoito. Espoo: Tammer-paino.

Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto ry. 1995. Työmaan hoito sähköurakoitsijan tuloksentekovälineenä. Helsinki: Mini-Offset Oy

Tiik, V. 2019. Toimitusjohtaja. Mercus software Oy Ltd. Lappeenranta. Haastattelut 6.3.2019- 21.5.2019.