TARJOUSLASKENNAN UUDISTUS

Opinnäytetyö / Henri Ranki / 2013 / Sähköinen talotekniikka / Alkuperäinen opinnäytetyö

TIIVISTELMÄ

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin tarjolla olevia tarjouslaskentaohjelmistoja ja vertailtiin niiden soveltuvuutta Lemminkäinen Talotekniikka Oy:n käyttöön. Tutkimusten ja vertailujen lähtökohtana oli Lemminkäisen tekemä listaus, jossa kerrottiin, mitä toimintoja ohjelmiston tulee sisältää (kriteerit). Kriteerit kerättiin tarjouslaskijoilta, jotka ovat päivittäin tekemisissä ohjelmiston kanssa.

Tarjouslaskenta on olennainen osa urakointia. Ilman sitä yrityksellä ei ole kohteita, joihin laitettaisiin asentajia töihin. Tarjouslaskentaa voidaan pitää eräänlaisena prosessina, joka alkaa tarjouspyynnön arvioinnista ja päättyy tarjouksen lähettämiseen asiakkaalle. Laskenta suoritetaan usein monella laskijalla jotta kokonaisuus ei kasva liian suureksi. Laskennan apuna käytetään tietokoneohjelmistoja, joilla prosessiin kuluva aika saadaan minimoitua. Tarkoitukseen suunniteltuja ohjelmistoja on monia, joiden toiminnat ja ominaisuudet ovat pääsääntöisesti samankaltaisia. Hyvä tarjouslaskentaohjelmisto nopeuttaa prosessin läpivientiä, sekä vähentää virheiden määrää. Virheet voivat olla kohtalokkaita, varsinkin jos tarjouksen loppusumma on kymmeniä tai jopa satoja tuhansia alihintainen. Näin ollen voitettu urakka ei tuota voittoa.

Työtä varten vertailin neljän eri yrityksen ohjelmistoja. Näistä kahta pääsin koekäyttämään, ja niistä oli käytössäni myös käsikirjat. Kaikki mukana olleet yritykset tarjosivat ohjelmistoesittelyn, jossa sain käsityksen heidän ohjelmansa toiminnasta. Kävin sähköpostikeskusteluja yritysten kanssa koskien ohjelmien toimintaa.

Työn aikana neljästä ohjelmasta kaksi erotti edukseen. Mercuksen Broker Estimate ja Ecom soveltuivat parhaiten Lemminkäisen käyttöön. Näitä ohjelmistoja suosittelin otettavaksi koekäyttöön.

1 JOHDANTO

Työn tarkoituksen oli etsiä ja löytää Lemminkäinen Talotekniikka Oy:n tarpeisiin soveltuva tarjouslaskentaohjelmisto. Ohjelmistojen vertailupohjana käytettiin kriteereitä, jotka yritys keräsi omilta tarjouslaskennan ammattilaisiltaan. Lemminkäinen uudisti SAP ympäristön kuluvan vuoden aikana, mutta tarjouslaskenta ei kuulunut suoraan osaksi tätä ympäristöä. Uuden SAP -tarjouslaskennan kehittämisen sijasta haluttiin valmis ohjelmisto, joka on tarkoitettu talotekniikan tarjouslaskentaan.

Ohjelmistoihin oli tavoitteena tutustua koekäytöillä, sekä ohjelmistoesittelyillä. Ohjelmistoesittelyissä oli mukana yrityksen kehityspäällikkö, jotta saataisiin realistisempi kuva ohjelman käyttömahdollisuuksista yrityksessä.

Lemminkäinen Talotekniikka Oy on osa suurempaa Lemminkäinen konsernia. Yhtiön pääliiketoiminta on talotekninen urakointi, sekä huolto ja ylläpito. Lemminkäinen talotekniikka Oy:n palveluksessa on noin 1600 henkilöä. (Lemminkäinen talotekniikka Oy. Yrityksen verkkosivut)

Lemminkäisen tämänhetkinen laskenta tapahtuu käyttäen SAP ja Excel ohjelmistoja. On erittäin vaivalloista ja aikavievää käyttää kahta ohjelmistoa rinnakkain. Laskenta ei tällöin ole jouhevaa ja suoraviivaista ja virheiden mahdollisuus moninkertaistuu. Ongelmia on tuottanut myös se, että SAP:n muiden toimintojen ollessa huollossa, tarjouslaskentaa ei myöskään voi käyttää. (From)

2 TARJOUSLASKENTA

Tarjouslaskentaa voidaan katsoa prosessina, joka alkaa tarjouspyynnön vastaanottamisesta, ja loppuu, kun valmis tarjous lähetetään asiakkaalle. Jos tarjous hyväksytään, osallistutaan vielä urakkaja sopimusneuvotteluihin ja itse urakkaprosessiin. Nämä eivät suoranaisesti ole osa tarjouslaskentaprosessia. (Sähköurakoitsija tarjouslaskenta kirja 2011, 17)

Kun tarjouspyyntö saapuu, laskentaprosessi aloitetaan arvioinnilla. Arvioinnissa keskitytään siihen, onko mahdollisesti tulevasta asiakkaasta suurasiakkaaksi, paljonko urakka ja laskenta vaativat resursseja ja onko tarjouskilpailun voittaminen oikeasti mahdollista. Seuraavaksi määritellään kustannukset, tarjoushinta ja laaditaan tarjous. Kustannusten määrittäminen, eli massoittelu, on laskennan suuritöisin osuus ja siksi virheitä syntyy tässä vaiheessa helposti. Massoittelussa määritellään kaikkien tuotteiden, töiden ja lisien hinnat, joista sitten muodostuu tarjouksen lopullinen hinta. Valmis tarjous lähetetään asiakkaalle ja odotetaan, voitetaanko tarjouskilpailu. (Sähköurakoitsija tarjouslaskenta kirja 2011, 17, 18)

Tarjouslaskenta voidaan tehdä monilla tavoilla, mutta nopein ja luotettavin tapa on käyttää tarkoitukseen tehtyjä ohjelmistoa. Näitä ohjelmistoja on markkinoilla useita, jotka pääpirteittäin toimivat samalla tavalla. Ohjelmistoilla voidaan suorittaa koko tarjouksen laskentaprosessi aina tarjouksen luonnista tulostukseen asti. Tällöin poistuu eri ohjelmien ristikäyttö, kuten yrityksessä toimittiin ennen. Yksi merkittävimmistä ajansäästäjistä on kuitenkin massatietojen luku suunnittelutai määrälaskentaohjelmista. Massoja ei tarvitse mitata kuvista käsin, vaan ne saadaan tietokoneavusteisesti. Toiminnolla suunnittelijan tai tarjouslaskijan tekemä määräluettelo voidaan tuoda tarjouslaskentaohjelmaan, ja osoittaa symboleille tuotteet.

2.1 Tarjouslaskenta yleensä

Tietokoneiden yleistyminen on suurissa määrin kehittänyt tarjouslaskentaa. Nykyään on jo monia ohjelmistoyrityksiä, jotka tarjoavat eri tarkoitukseen suunniteltuja tarjouslaskentaohjelmistoja. Yleisesti kehitys on alkanut talouden hallintatyökaluista laajeten aina projektinhoitoon ja tarjouslaskentaan.

Ohjelmistoja on käytännössä kahden tyyppisiä, verkkokäyttöisiä ja paikallisesti käytettäviä. Verkkokäyttöiset ohjelmistot voidaan vielä jakaa kahteen alaryhmään. Ohjelma voi olla asennettu ohjelmatoimittajan serverille, josta sitä käytetään verkkoselaimella, jolloin laskenta tarvitsee internet-yhteyttä. Toisessa verkkovaihtoehdossa ohjelma asennetaan yrityksen omalle serverille, jolloin ohjelma on käytössä pelkän sisäverkkoyhteyden avulla. Paikallisesti asennettu ohjelma on asennettu yhteen tietokoneeseen toimimaan yksittäisenä ohjelmana vain kyseisen tietokoneen käyttäjälle. Tällöin laskenta ei ole riippuvainen internettai sisäverkkoyhteydestä.

Koska tarjouksista vain pieni osa saadaan kotiutettua, on erittäin tärkeää, että laskenta on sujuvaa ja yksinkertaista. Tarjouksiin, joita ei voiteta, on käytetty niin sanotusti turhaa aikaa. Tämän takia laskentaan käytetty tuntimäärä on saatava mahdollisimman pieneksi. Kun tarjous lasketaan nykyisillä ohjelmilla, voidaan ne laskea ja kotiuttaa pienemmällä katteella. Nykyisillä tarjouslaskentaohjelmilla voidaan laskenta tehdä yhdessä ohjelmassa/ikkunassa, joka helpottaa sekä massoittelua, että hinnoittelua ja myös virheiden todennäköisyys pienenee.

2.2 Hintatiedot ja rekisterit

Jotta tarjous voitaisiin hinnoitella, tulee paketeilla, tuotteilla ja töillä olla yksikköhinnat. Hintatiedot tuodaan tarjouslaskentaohjelmiin rekistereillä, jotka sisältävät useamman nimikkeen tiedot. Pakettija työrekistereitä ylläpitää STUL, TAPLAS ja Vesi&Watti. Näistä selvästi käytetyin on STUL:n rekisteri. Käytännössä jokaisessa tarjouslaskentaohjelmassa on mahdollista käyttää syöttösivuja, joissa on käytössä STUL pakettirekisteri. Tuoterekisterit ovat pääsääntöisesti tukkureiden ylläpitämiä. Näin ohjelmaan voidaan helposti lisätä tukkurien tuotteet ja hinnat.

Rekisterit ovat pääsääntöisesti tehty OVT formaattiin, joka on standardoitu tekniikka organisaatioiden välisessä kommunikoinnissa. Tällä helpotetaan rekisterien sisäänajoa tarjouslaskentaohjelmaan.

Rekisterit ovat olennainen osa laskentatoimintaa. Ne sisältävät kaikki tarvittavat tiedot, jolla laskenta voidaan luotettavasti suorittaa. Laskenta voidaan suorittaa myös ilman rekistereitä, mutta tällöin hinnoitteluun ja nimikkeiden lisäämiseen kuluisi niin suuri aika, että laskenta ei olisi kustannustehokasta.

Rekisterit jaetaan kolmeen ryhmään paketti-, työja tuoterekisteri. Rekisterin nimi kertoo, mitä rekisteri sisältää. Pakettirekisteri sisältää tuotteita ja töitä. Esimerkiksi STUL pakettirekisteri sisältää sähköalan tuotteita, sekä sähköalan työehtosopimuksen mukaista työtä. STUL työrekisteri sisältää sähköalan työehtosopimuksen mukaista työtä ja tuoterekisteri sisältää sähköalan tuotteita. Tuoterekisterin tuotteet on koodattu yhtenäisellä koodauksella, jolla kaikki yli 100 000 tuotetta voidaan yksilöidä. Tuoterekisterit tulevat tukkureilta, sisältäen hinnaston ja alennustiedot. Pakettirekisteri hyödyntää näitä hintatietoja paketeissa. Rekistereitä on olemassa myös LVI-alalle.

2.3 Lemminkäinen Talotekniikka Oy tarjouslaskenta

Lemminkäisellä ei ollut käytössä yksinomaan tarjouslaskentaan tarkoitettua ohjelmistoa. Vaan tarjoukset laskettiin käyttäen SAPja Microsoft Office Excel taulukkolaskentaohjelmalla. SAP-ohjelmiston uudistuessa ei tarjouslaskentaa haluttu enää uudelleen kehittää kyseiseen ympäristöön, vaan sille haluttiin löytyä valmis ohjelma markkinoilta. (From)

Tarjousta laskettaessa tuli toimia kahden ohjelman kanssa. Tarjous perustettiin SAPympäristöön, kun taas massoittelu tapahtui pääsääntöisesti Excel ohjelmassa, josta kerätyt massat taas syötettiin SAP:n hinnoiteltavaksi. Tarjouksenlaskentaan kului turhan paljon aikaa ja vaivaa, sillä kahden ohjelman käyttö yhtä tarkoitusta varten ei ole kustannustehokasta eikä järkevää. (From)

3 OHJELMISTOT

Luvussa kerrotaan muutamalla sanalla ohjelmataloista, sekä heidän ohjelmiensa toiminta pääpiirteittäin. Kaikkien ohjelmien perustoiminta on samanlaista, toiminnot ja niiden paikat voivat kuitenkin vaihdella. Brokeriin ja Ecomiin tutustuttiin syvällisemmin, joten myös näistä ohjelmista on kerrottu hieman enemmän.

Admicom

Admicom Oy on vuonna 2004 perustettu pieni ohjelmistoyritys, joka tarjoaa asiakkailleen kaikki yrityksen tarvitsemat ohjelmistot, kuten taloushallinto, palkkahallinto, johdon työkalut, materiaalihallinto, projektinhallinta ja rahaliikenne. Tarjouslaskenta on yksi osa projektinhallintatyökaluja joka toimii kuitenkin erillisenä ohjelmistonaan. (Admicom Oy. Yrityksen verkkosivut)

Ohjelmisto on verkkopohjainen ja sitä käytetään verkkoselaimella. Ohjelman käynnistyessä lataa se rekisterit tietokoneelle, jotta massoittelu voidaan tehdä. Kun tarjous hinnoitellaan, tarkistaa ohjelma viimeisimmät hintatiedot Admicomin serverille tallennetuista rekistereistä. Admicomin serverillä olevat rekisterit ovat tukkureiden nettohintoja. (Hautsalo)

Massoittelu tapahtuu hakutoiminnolla tai syöttösivulla kuitenkin myös kirjoittaminen suoraan riville on mahdollista. Riville kirjoittaessa ohjelma osaa hakea tarkoitettua tuotetta rekisteristä. Tarjouksen hinnoittelu tehdään omalla sivullaan, josta sitten valmis tarjous tulostetaan valmiille raporttipojalle. (Hautsalo)

Mercus

Oy Mercus Software Ltd on aloittanut ohjelmistokehityksen aivan toisesta suunnasta kuin esimerkiksi Admicom tai Ecom. Ohjelmistoja on aloitettu kehittämällä ensin tarjouslaskenta, ja tämän jälkeen vasta muita projektinhoitotyökaluja. Näin painopiste on ollut tarjouslaskennan kannalta olennaisissa asioissa. (Grönlund)

Estimate ohjelmisto asennetaan jokaiselle koneelle yksittäisenä ohjelmana. Tällöin voidaan laskenta suorittaa missä ja milloin tahansa. Ohjelmassa on hyvin paljon hyödynnetty sekä Windowsin puurakennetta, että pikanäppäimiä. Selkeä käyttöliittymä helpottaa ohjelman oppimista ja käyttöä. Ikkunoiden värit ja tekstien fontit ovat käyttäjäkohtaisesti muokattavissa. (Grönlund)

KUVA 3.1 Broker Estimate tarjouslaskentaohjelman pääikkuna.

Massoittelu tapahtuu pääikkunaan tarjouksen alle, jonne positioiden lisäys on vapaata. Pääikkunassa laskija näkee samaan laskentaryhmään kuuluvien henkilöiden tekemät tarjoukset. Tarjouksia voidaan kopioida kokonaan tai osina. Usean laskijan massoittaessa samaa tarjousta, täytyy tarjous tällöin jakaa osiksi. Kun kaikki osat ovat valmiita, yksi laskentaryhmän laskija kasaa lopullisen tarjouksen osatarjouksista kopioimalla. (Grönlund)

Hakutoiminto hakee kaikista rekistereistä samanaikaisesti. Hakukentän teksti voi olla vapaassa järjestyksessä, kuten kuvasta 3.2 huomataan. Useampia nimikkeitä voidaan lisätä samalla kertaa sulkematta hakuikkunaa. Ohjelmiston syöttösivut nopeuttavat massoittelua huomattavasti. Sivuna voidaan käyttää STUL:n pakettirekisteriä tai sivuja voidaan tehdä itse, joko suoraan Estimate ohjelmaan tai sitten aluksi Excel ohjelmassa jonka jälkeen ne voidaan tuoda Estimateen. Syöttösivujen solut ymmärtävät plus ja miinuslaskuja. (Grönlund)

KUVA 3.2 Estimate hakutoiminnossa, hakutekstin järjestyksellä ei ole merkitystä.

KUVA 3.3 Estimate syöttösivut voidaan tehdä itse ja ne ymmärtävät yksinkertaisia kaavoja.

Tarjouksen hintakehitystä voidaan tarkkailla muutamalla eri tavalla, esimerkiksi tarjouksen nimikkeillä, positiolaskennalla ja hinnan analysoinnilla. Tarjouksen nimikkeet toiminnolla nähdään yksittäisen nimikkeen eli tuotteen, työn ja oman nimikkeen tasolla, kuinka paljon mikäkin maksaa. Listausta voidaan muokata halutun laiseksi, esimerkiksi näyttämään vain työt tai tuotteet. (Grönlund)

KUVA 3.4 Tarjouksen nimikkeet toiminnolla voidaan tarkastella, hinnan kehitystä.

Positiolaskennalla voidaan tarkastella positiotasolla, kuinka paljon esimerkiksi kaapeliteiden työkustannukset ovat. (Grönlund)

KUVA 3.5 Positiohintalaskenta toiminnolla voidaan tarkastella, miten raha jakautuu position sisällä.

Hinnan analysointityökalulla voidaan tarkastella tuotteiden ja töiden hintoja ja muuttaa niitä tarvittaessa. Ikkunassa on näkyvissä kaikki toimittajat ja heidän hinnat, jos kyseinen tuote on tukkurin valikoimassa. Jos tuotteelle ei ole valittuna halvinta hintaa, ilmoittaa ohjelma siitä punaisella solulla. (Grönlund)

KUVA 3.6 Nimikkeiden hinnan analysointi työkalulla, voidaan määrittää toimittajia nimikkeille.

Kun tuotteiden ja töiden hinnat ovat kohdallaan, täytyy tarjous vielä viimeistellä, ja laskea loppuun loppusivulaskennalla. Loppusivuja voi olla erilaisia. Niitä voidaan ostaa Mercukselta tai ne voidaan tehdä itse. Loppusivulla määritellään lisät, sekä vakioarvot, kuten kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Tarjouksen loppuhinta voidaan pyöristää haluttuun summaan, jolloin ohjelma jyvittää tarjouksen uudelleen. Tarjous voidaan tulostaa paperille tai tallentaa tiedostona. (Grönlund)

KUVA 3.7 Loppusivulaskenta lomakkeelle lisätään lisät ja lasketaan lopullinen tarjoushinta.

Ecom

Ecom konserniin kuuluu kolme erillistä yritystä Ecom Oy, EC Palvelut Oy ja Ecom Tilit Oy. Ecom Oy tuottaa ja ylläpitää Ecom ohjelmistoja, EC Palvelut Oy tarjoaa Ecom ohjelmistojen käyttäjille lisäpalveluita, ja Ecom Tilit Oy tuottaa Ecom asiakkaille tilitoimisto-palveluita. (Ecom Oy. Yrityksen verkkosivut)

Ecom on vuonna 1995 perustettu ohjelmistoyritys, joka tuottaa ohjelmistoja Windows alustalle. Ecom on yksi niistä ohjelmistotaloista, jotka ovat aloittaneet toimintansa taloushallinnon ohjelmista. Myöhemmin on ohjelmistotarpeiden lisääntyessä aloitettu projektinhallinnan kehittämistä, jonka osana tarjouslaskenta on. (Ecom Oy. Yrityksen verkkosivut)

Ecom tarjouslaskenta on helppokäyttöinen ja monipuolinen ohjelma, jossa hyödynnetään muitakin Ecomin ohjelmia. Ohjelmisto voidaan asentaa joko yrityksen omalle verkkolevylle tai jokaiselle koneelle erikseen. (Saarikoski)

Aloitusikkunan ylälaitaan voidaan lisätä pikapainikkeet eniten käytetyille ohjelmille. Ikkunan oikeassa reunassa on tiedoteosio, jossa Ecomin ohjelmia koskevia tietoja esitellään. (Ecom aloitusopas ja oletustiedot, 4)

KUVA 3.8 Ecom ohjelmiston päänäkymä.

Sähkön ja LVI:n tarjouslaskentaan on omat ohjelmat, mutta niiden ulkoasu ja toiminta ovat samanlaiset. Tarjouslaskentaikkuna on jaettu kolmeen pääosioon. Ikkunan ylälaidassa on pikanäppäimet tarjouksen toimintoihin ja tämän alapuolella on koko ajan päivittyvä laskenta tarjouksesta. Keskellä on tarjouksen postit, jossa ne toimivat painikkeina siirryttäessä postista toiseen. Alimmaisena on massoittelu osio, jonne kaikki kerätyt paketit, työt ja tuotteet tulevat näkyville. Alalaidassa on vielä välilehtiä joista voidaan siirtyä aina seuraavaan osioon tarjouksen edetessä.

KUVA 3.9 Tarjouslaskentaikkuna, jossa tarjous massoitellaan, sähköja LVIlaskentaikkunat ovat samanlaiset.

Massoittelussa tulee aina lisätä uusi tyhjä rivi. Massoittelussa voidaan käyttää hakutoimintoa tai syöttösivuja. Hakutoiminto on hieman erilainen haettaessa paketteja kuin tuotteita. Paketteja haettaessa valitaan ensin pääja alaryhmä ja tämän jälkeen kirjoitetaan hakusana. Hakutekstin sanojen tulee olla oikeassa järjestyksessä. Tuotteita haettaessa ei tarvitse valita ryhmiä, vaan ne voidaan hakea suoraan hakusanalla. Suodattavalla haulla sanajärjestyksellä ei ole merkitystä.

KUVA 3.10 Pakettihakutoiminto.

KUVA 3.11 Tuotehakutoiminto, voidaan käyttää avainhakua tai suodattavaa hakua.

Syöttösivuissa voidaan käyttää STUL:n pakettirekisteriä. Aluksi valitaan taas pääja alaryhmä, ja tämän jälkeen syöttösivu, eli tuotteet joita halutaan massoitella. Yhtäaikaisesti voidaan massoittaa useampia paketteja.

KUVA 3.12 Syöttösivut, joissa voidaan käyttää STUL pakettirekisteriä.

Tarjouksen laskenta tapahtuu postin laskenta sivulla, jossa voidaan muuttaa jokaisen postin kuluja erikseen. Kun kaikkien postien hinnat ovat kohdallaan, voidaan tarjous tulostaa. Tulostuksessa voidaan määrittää, mitä halutaan tulostaa. Omia raporttipohjia ei voi kuitenkaan tehdä.

KUVA 3.13 Postin laskenta välilehti, jossa jokainen positio lasketaan erikseen.

Tulostuksessa valitaan, tuleeko kyseinen tuloste sisäiseen vai asiakkaan käyttöön. Tarvittavat tiedot valitaan tulostusikkunasta. Asiakkaan tarjouksen ulkoasua voidaan muokata Word ohjelmalla, yrityksen käytännön mukaiseksi. Tulostus voidaan tehdä paperille ja se voidaan tallentaa tiedostoon.

KUVA 3.14 Tulostustoiminto, jolla voidaan tulostaa yrityksen omaan tai asiakkaan käyttöön.

Pajadata

Pajadata Oy (ennen ATK-Paja Oy) on vuonna 1994 perustettu pienehkö ohjelmistoyritys, joka sittemmin on myyty Hantverksdata konserniin, joka omistaa muitakin ohjelmistoyrityksiä Pohjoismaissa. Pajadata Oy on erityisesti keskittynyt LVISja rakennusalan ohjelmistoihin. Yrityksen asiakkaina on noin 900 LVI-alan ja noin 300 sähköalan yritystä aina jälleenmyyjistä urakoitsijoihin. (Jokinen)

Pajadatan ohjelmistot räätälöidään käyttäjän mukaan, jolloin asiakas saa käyttöönsä mahdollisimman tehokkaat työkalut. (Jokinen)

Ohjelmisto on pelkistetyn näköinen, ikkunan yläosioon lisätään kulut ja vakioarvot. Keskeltä löytyy massoittelu osio, jonne lisätään kerätyt massat. Osio muistuttaa suuresti Excel taulukkolaskentaa. Alimmaisena on tarjouksen katteet ja loppusumma.

KUVA 3.15 Tarjouslaskenta ikkuna, jossa massoittelu tapahtuu.

Massoittelussa voidaan kirjoittaa suoraan riville tai käyttää hakutoimintoa ja syöttösivuja. Syöttösivuissa on käytössä STUL:n pakettirekisteri. Tarjouksen tulostus tapahtuu valmiille tai omille raporttipohjille. (Jokinen)

4 VERTAILU

Vertailussa koekäytettiin Broker Estimate ja Ecom ohjelmistoja. Koekäytössä tehtiin tarjous, jonka puitteissa ohjelman ominaisuudet tulivat tutuiksi. Admicom ja Pajdata ohjelmistoista ei saanut demoversiota.

Haastatteluissa ja ohjelmistoesittelyissä oli mukana Lemminkäisen kehityspäällikkö. Esittelyissä painopiste oli ylläpidon ja laskennan kannalta tärkeimmissä ominaisuuksissa. Alla on näistä listattuna muutamia.

  • Asennukset
  • Riippuvuus verkkoyhteydestä
  • Rekisterien käyttö
  • Syöttösivut
  • Massojen luku
  • Hintamääritys
  • Raportointi
  • Tilastointi
  • Päivitykset
  • Projektinhoito

Vertailukriteeristön tuottamisesta vastasi Lemminkäisen kehityspäällikkö. Vertailu tehtiin, jotta saataisiin mahdollisimman selkeä kuva siitä, mitä tarjouslaskentaohjelmistoja on saatavilla, sekä mitkä ovat niiden keskeisimmät ominaisuudet ja soveltuvuus suuryrityksen käyttöön.

Tarjouslaskennan parissa työskenteleviltä henkilöiltä kysyttiin, mitä ominaisuuksia ohjelmassa tulisi olla. Näistä koottiin yhteinen kriteerilista, josta olen valinnut tähän työhön tärkeimmät perustuen siihen, mitä kehityspäällikön kanssa olen keskustellut.

Tarjouslaskentaohjelmistoa oltiin etsimässä suureen urakointiyritykseen, jossa käyttäjämäärä ja sen vaihtelu on suurta. Jatkuvia käyttäjiä on reilu 100 kappaletta ja satunnaisia käyttäjiä tämän lisäksi mahdollisesti muutama sata. Yhtenä suurena huomionaiheena on se, että jatkuvista käyttäjistä noin 20 käyttää ohjelmaa verkkoyhteydettömässä tietokoneessa. Verkkoyhteyden puuttuminen johtuu siitä, että joitain tarjouksia täytyy laskea tarjouksen pyytäjän vaatimuksesta siten, että tietokoneella ei ole pääsyä internetiin. Tämä vaikeuttaa ohjelmien ylläpitämistä ja tietysti rajoittaa valintaa. (From)

4.1 KäYTTÖÖNOTTO

Yksi tärkeimmistä seikoista ohjelmiston valinnan kannalta on se, minne ohjelmisto asennetaan. Yrityksen erityisistä tarpeista johtuen paras vaihtoehto olisi, että ohjelmisto asennetaan jokaiseen koneeseen yksittäisenä kokonaisuutena ilman internettai sisäverkkoyhteyttä. (From)

Jos ohjelmisto asennetaan verkkolevylle, tulee toimistossa työskenneltäessä olla käytössä sisäverkkoyhteys. Sisäverkkoyhteys ei sinänsä ole ongelma, mutta se, että internetyhteys ei ole käytössä esimerkiksi asiakkaan luona on ongelma. Tällöin tarjouksen muokkaus ei ole mahdollista.

Tarjouslaskentaohjelmiston tulee siis olla asennettuna jokaiselle koneelle erikseen, siten, että se on riippumaton muista tekijöistä, kuten internetja sisäverkkoyhteydestä. Päivitys tapahtuu normaalisti internetin kautta, niihin laitteisiin joissa se on käytössä. Sellaiset tietokoneet joissa ei internet ole käytettävissä, päivitys tulee asentaa muistitikulta tai cd-levyltä.

TAULUKKO 4.1 Käyttöönotto ominaisuudet

Kaikki muut paitsi Admicomin ohjelmisto, voidaan asentaa yksittäisenä. Admicomin ohjelmisto on asennettuna toimittajan verkkolevylle, josta sitä käytetään internetselaimella. Ecom ja Pajadata-ohjelmistosta on saatavana verkkoversio yrityksen omalle serverille tai yksittäisasennus. Suositeltavaa olisi ottaa molemmat, sillä verkkoversiossa tarjousten ja rekisterien ylläpito on helppoa. Yksittäisasennuksia voidaan sitten tilata tarpeen mukaan. Broker-ohjelma asennetaan yksittäin kaikkiin koneisiin.

Broker on vertailun ainut ohjelmisto, joka ei tarvitse toimiakseen sisäverkkotai internet-yhteyttä. Admicom ohjelma tarvitsee internet-yhteyden, jotta laskentaa voidaan suorittaa. Ecom ja Pajadata tarvitsevat sisäverkkoyhteyden, jos laskenta suoritetaan konttorilla ja käytössä on verkkolevylle asennettu ohjelmaversio.

4.2 REKISTERIT

Rekisterit sisältävät kaikki tuote ja työtiedot, joita tarvitaan laskennassa. Laskenta voidaan suorittaa ilman rekistereitä, mutta työn tekeminen kestäisi tällöin liian kauan. Tuotteita ja töiden hintoja ei myöskään voida olettaa muistettavan ulkoa.

Laskentaohjelmistot voivat sisältää useita eri rekistereitä kuten paketti-, tuote-, työja oma rekisterin. Samaan ryhmään kuuluvia rekistereitä voi myös olla useampia. Nämä rekisterit tulee olla käytössä samanaikaisesti. Jolloin tarjoukseen voidaan syöttää kaikkia tuotteita ja töitä.

OVT on formaatti, jossa rekisterit voidaan ladata ohjelmistoihin. Suurin osa tukkureista käyttää kyseistä formaattia omissa tuoterekistereissä. Tämä mahdollistaa useiden toimittajien hinnastojen helpon lisäyksen ja ylläpidon.

Kaikkia paketteja, tuotteita ja töitä ei löydy valmiista rekistereistä, vaan ne tulee voida luoda itse. Tällöin rekistereiden tekeminen itse on äärimmäisen tärkeää ja Lemminkäisen kokoisessa yrityksessä lähes välttämätöntä.

TAULUKKO 4.2 Rekisterit toiminnot

Rekisterit ovat pääsääntöisesti kaikki yhtäaikaisesti käytettävissä, mutta Ecom ohjelmistossa ei voida sähkön tarjouslaskennassa käyttää LVI-rekistereitä johtuen erilaisesta hinnoittelusta.

Kaikki ohjelmistot tukevat OVT formaatissa tuotavia rekistereitä ja tuotteita.

Ecom -ohjelma on ainoa, johon tuotteita, töitä ja paketteja ei voi tuoda Excel – ohjelmasta, kaikissa muissa tämä on mahdollista. Broker sisältää velhotyyppisen tuonnin Excel tiedoille, jolloin tuotava aineisto ei tarvitse olla vakiomuotoinen.

4.3 PAKETTIREKISTERI

Paketit voivat sisältää useita tuotteita ja töitä tämän lisäksi myös toisia paketteja, joita nimitetään alipaketeiksi. Rekisteri ei kuitenkaan sisällä kaikkia tarvittavia paketteja, jolloin omien pakettien luonti on välttämätöntä. Luontiominaisuuden helppokäyttöisyys ja vaivattomuus on tärkeää. Pakettien tuontimahdollisuus muista ohjelmista on suotavaa.

TAULUKKO 4.3 Pakettirekisteri toiminnot

Omia paketteja voidaan luoda jokaisessa ohjelmassa, Brokerissa näitä paketteja voidaan tuoda Excel ohjelmasta. Pakettien luonti on hyvin yksinkertaista, kaikissa ohjelmistoissa.

Paketit voivat sisältää alipaketteja, ja niiden määrää ei ole rajoitettu.

4.4 TUOTEREKISTERI

Tuoterekistereitä voi olla useampia ja ne tulee olla käytössä yhtäaikaisesti. Rekisteri ei kuitenkaan voi sisältää kaikkia erikoistuotteita, niin omien tuotteiden luonti pitää olla mahdollista. Toiminnon tulee olla yksinkertainen, jotta laskija voi niitä itse lisätä.

Tuotteille on suotavaa, että siihen voidaan linkittää tuotetietoja ja –kuvia. Tällöin myös vieraiden tuotteiden tunnistus on helpompaa. Sähkötuotteiden linkitys sähkönumerot.fi palveluun helpottaa tuotteiden tietojen tarkistamista.

Ohjelmien tulee hyödyntää STUL:lin vastaavuusluetteloa. Sähköalalla on tuotteita yli 100 000 kappaletta. Yksittäistä tuotetta voi olla useammalla eri valmistajalla, jolloin ne ovat vastaavia tuotteita. Vastaavuusluettelo sisältää tiedot näistä samanlaisista tuotteista. Kun ohjelma osaa hyödyntää vastaavuusluetteloa, voidaan hinnoittelu tällöin suorittaa vastaava halvin tuote tyyppisesti.

TAULUKKO 4.4 Tuoterekisteri toiminnot

Jokaiseen ohjelmaan voidaan tehdä omia tuotteita, ja se on kaikissa melko yksinkertaista. Ecom -ohjelmassa tuoterekisterin kaikilla tuotteilla tulee olla tuotenumero, kuitenkin, kun tuotteet syötetään riville, tuotenumeroa ei tarvita. Broker ja Admicom ohjelmisto osaavat käsitellä myös koodaamattomia tuotteita.

Ecom sisältää tuotetietoja ja kuvia, sekä linkityksen Sähkönumerot sivulle. Admicom on linkittänyt sekä sähkö ja LVI -tuotteet. Tuotekuvia ja dokumentteja ei voida lisätä suoraan tuotteelle, vaan ne tulee laittaa koko tarjouksen tietoihin. Broker ohjelma mahdollistaa kuvien, dokumenttien ja weblinkkien lisäyksen suoraan nimikkeille sekä tuotteille.

Ecom on vertailun ainut ohjelmisto, joka ei tue STUL – vastaavuusluetteloa. Kuitenkin ohjelmistoesittelyssä kävi ilmi, että kyseinen ominaisuus on tulossa seuraaviin ohjelmistoversioihin. (Saarikoski)

4.5 TYÖREKISTERI

Rekisteri ei sisällä kaikkia tarvittavia töitä, jolloin töiden luominen tulee olla mahdollista.

TAULUKKO 4.5 Työrekisteri toiminnot

Työrekisteriin voidaan tehdä omia töitä.

4.6 MASSOITTELU

Massoittelussa määritellään kaikki tarjouksen työt ja tuotteet. Tämä on tarjouslaskennan yksittäisistä osa-alueista suurin ja työläin. Työvaihe on virhealtis ja näin ollen massoittelun toiminnot tulisi olla helppokäyttöisiä ja selkeitä.

Tuotteita ja töitä tuodaan tuote-, työja pakettirekistereistä muutamalla eri toiminnolla. Hakutoiminto ja syöttösivut ovat näistä tärkeimmät. Hakutoiminnossa haetaan tuotteen tai työn nimessä olevalla sanalla tai sanoilla. Osassa ohjelmissa sanojen järjestyksellä on merkitystä. Syöttösivut toimivat siten, että pakettirekisteristä voidaan samaan aikaan tuoda useampia saman kategorian paketteja yhdellä kerralla. Näin säästetään huomattavasti aikaa, kun paketit ovat oikeita ja sisältävät tarvittavat tuotteet ja työt. Rivisyötössä kirjoitetaan tuote tai työ suoraan tarjouksen massariville, jolloin sitä ei haeta erillisellä hakutoiminnolla.

Nykyisin kun suunnitelmat tehdään sähköisesti, voidaan myös massatiedot tuoda tarjouslaskentaohjelmistoon sähköisesti. Massatietoja tai symboliluetteloita voidaan tuoda, joko suoraan suunnitteluohjelmasta, tai sitten massalaskentaohjelmistosta. Ominaisuus nopeuttaa huomattavasti massoitteluun kuluvaa aikaa, kun ei tarvitse käsin mittailla jokaista johtometriä ja pistorasiaa. Ohjelmistossa tulee olla tuki, sekä suunnitteluja määrälaskentaohjelmistosta tuonnille.

Positiorakenne voi olla vapaasti valittavissa, tai sitten tarjouksen pyytäjä haluaa tietynlaisen rakenteen. Positioiden lisäys, poisto, sekä siirtely ylös tai alas tulee olla perusominaisuutena jokaisessa ohjelmistossa. Positioiden tulee voida olla myös monitasoisia, tällöin voidaan eritellä tarkemmin tuotteiden ja töiden sijainti.

Koodittomien tuotteiden luontimahdollisuus on tärkeä ominaisuus. Suuressa kohteessa voi omia ja erikoistuotteita, sekä nimikkeitä olla useita satoja, eikä nämä välttämättä ole linkitetty tuotenumeroon. Koodittomien nimikkeiden linkitys tuotenumeroon on erittäin työlästä.

TAULUKKO 4.6 Massoittelutoiminnot

Jokainen ohjelma sisältää kattavat hakuja selaustoiminnot joilla paketteja, tuotteita ja töitä voidaan lisätä tarjoukseen. Hakutoimintoja on kahden laisia. Toisessa haettava teksti tulee löytyä sellaisenaan, siinä muodossa kuin se on kirjoitettu ja toisessa taas sanojen järjestyksellä ja välilyöntien paikalla ei ole merkitystä. Hakutoiminnolla löytää erittäin nopeasti tarvitseman paketin, tuotteen tai työn. Admicom -ohjelman haku toimii vielä siten, että pelkästään massoitteluriville kirjoitettaessa ohjelma ehdottaa tuotteita, jotka vastaavat hakutekstiä.

Kaikki vertailun ohjelmistot sisältävät syöttösivu ominaisuuden, jonka avulla voidaan massoitella kokonaisuuksia yhdellä kertaa. Koekäytön perusteella Berokerin syöttösivut ovat vertailun parhaimmat, vaikka niissäkin on vielä kehitettävää. Broker syöttösivuja voidaan tehdä itse ja solut ymmärtävät yksinkertaisia kaavoja, kuten plusja miinuslaskut. Syöttösivuissa käytetään STUL:n valmista pakettirekisteriä.

Positiorakenteita voidaan muokata Broker, Ecom ja Admicom -ohjelmissa, positioita voidaan lisätä, poistaa ja järjestää kesken laskennan. Pajadadan ohjelmassa voidaan lisätä ja poistaa, mutta ei järjestää. Kaikissa positioita voidaan tehdä itse ja niitä voidaan tallentaa pohjaksi. Broker -ohjelmaan voidaan positiot tuoda myös Excel tiedostosta.

Rivisyöttöominaisuus on jokaisen ohjelman perustoiminto, Broker -ohjelmassa tämä kuitenkin poikkeaa hieman muista. Broker ei sisällä käytännössä rivejä, joille kirjoitetaan haluttu tuote tai työ, vaan se lisätään tuotteiden ja töiden lisäystoiminnolla. Pajadatan rivisyöttö on lähellä taulukkolaskentaohjelmaa, jossa jokaiselle riville kirjoitetaan vapaa teksti. Ecomissa toiminto on lähes samanlainen kuin Pajadatan ohjelmassa, mutta aina kun halutaan lisätä uusi tuote riville, on ensin luotava uusi rivi. Tämä on ehkä hivenen hankalaa ja aikaa vievää. Uusi rivi voisi ilmestyä aina edellisen rivin tietojen syöttämisen jälkeen. Admicomin rivisyöttö on kehittynein ja hakutoiminnon ansiosta paras vertailun ohjelmista. Massariville kirjoitettaessa, ei tuotteella tai työllä tarvitse olla koodia tai numero.

Admicom ei tue massatietojen tuontia suoraan suunnitteluohjelmasta, mutta määrälaskentaohjelmasta kylläkin. Muut ohjelmistot tukevat tuontia niin suunnittelukuin määrälaskentaohjelmistoistakin. Toiminnot poikkeavat hiukan toisistaan, mutta eivät kuitenkaan ole kovin hankalia käyttää.

4.7 LASKENTA JA HINNANMÄÄRITYS

Tarjousta hinnoiteltaessa määritellään tarjouksen loppusumma ja mahdollisesti ohjelmistosta riippuen lisätään vakioarvot tai korjataan ne oikeiksi. Hinnoitteluun on yleisesti useita vaihtoehtoja. Nämä hinnanmääritysvaihtoehdot tulee olla käytettävissä yhtäaikaisesti.

Laskenta suoritetaan joko niin kutsutulla loppusivulla, tai sitten ohjelman omalla ns. loppusivulla/laskentasivulla. Jos ohjelma tukee erillistä loppusivulaskentaa, voi loppusivuja olla useampia eri käyttötarkoitukseen. Tällä varmistetaan se, että oikea tieto löytyy oikeasta paikasta.

Tarjouksia tulee voida tallentaa pohjiksi ja jo valmiista tarjouksista tulee voida kopioida joko koko tarjous tai osia siitä. Kopiointi mahdollistaa sen, että yleisimmin käytetyt positiot voidaan kopioida vanhasta tarjouksesta, näin säästetään runsaasti aikaa. Positioita voi olla useampia kymmeniä jopa satoja, kopioinnilla vältytään suurelta kirjoittamiselta.

Nollahintaisia tuotteita ja töitä pääsee käytännössä aina livahtamaan tarjoukseen. Nollahintavaroitus huomauttaa käyttäjää näistä riveistä ja ne voidaan korjata ennen loppusivulaskennan aloittamista.

TAULUKKO 4.7 Laskenta ja hinnoittelutoiminnot

Kaikki ohjelmat sisältävät erilaisia hinnoitteluvaihtoehtoja. Admicom ohjelmassa ei voida käyttää samanaikaisesti useampaa hinnoittelumenetelmää. Ecomissa voidaan määrittää tarjoukselle tai tietylle postille halvin hinta, lisäksi voidaan määrittää tuotteita toimittajakohtaisesti, tai antaa niille oma hinta ja lukita se. Brokerissa voidaan riveille antaa omia hintoja, jotka eivät muutu vaikka tarjous hinnoiteltaisiin uudelleen. Hinnoittelussa on käytössä monia eri vaihtoehtoja, esimerkiksi halvin hinta, toimittajien priorisointi ja vastaava tuote.

Ohjelmistoissa voidaan vakioarvoja ja lisiä muokata käytännössä milloin tahansa. Pajadatan ohjelmassa lisien määrä on rajoitettu kolmeen, kun muissa ohjelmissa niitä voi olla useampia. Brokerissa vakioarvot ja lisät lisätään vasta loppusivulla, kun muissa ne laitetaan joko tarjouksen aloitusvaiheessa tai laskentavaiheessa.

Broker ja Admicom sisältävät erillisen loppusivulaskennan ja Brokeriin voidaan määrittää erilaisia laskentapohjia. Muut ohjelmat sisältävät laskenta välilehden jossa tarjouksen loppusumma määritellään.

Jokaisessa ohjelmassa pystyy kopioimaan vanhoista tarjouksista rivejä tai kokonaisuuksia. Broker ja Admicom -ohjelmissa kopiointioikeus määräytyy käyttäjän oikeuksien mukaan. Brokerissa laskija voi kopioida laskentaryhmään kuuluvalta henkilöltä ja Admicomissa käyttöoikeus määrää, että onko kopiointi ylipäätään mahdollista.

Broker ja Admicom osaavat varoittaa nollahintaisista tuotteista tai riveistä ennen kuin siirrytään loppulaskentaan. Berokerissa aukeaa uusi ikkuna josta päästään muokkaamaan tuotteita ja rivejä yksitellen.

4.8 RAPORTOINTI

Raportointityökalulla tulostetaan ja tallennetaan tarjousasiakirja paperille, sekä sähköiseen muotoon. Tulostustyökalut ovat erilaisia ohjelmasta riippuen, toisissa voidaan tulostaa valmiisiin tai omiin pohjiin ja toisissa ohjelma sisältää valmiit raportit, joita ei voida lisätä

Nykyisin jokaisesta ohjelmasta löytyy tulostustyökalu ja tämä työkalu tulee olla myös tarjouslaskentaohjelmistoissa. Työkalu poistaa tarpeen käyttää erillistä tulostusohjelmaa. On suotavaa, että tulostustyökalun raportointipohjia pystyy lisäämään, myös jälkikäteen ja raportteja tulee voida muokata esimerkiksi Excel ohjelmassa. Tulostustyökalun tulee osata myös siis tallentaa tarjousasiakirja sähköiseen muotoon.

TAULUKKO 4.8 Raportointitoiminnot

Ohjelmat sisältävät omat raportointityökalut, joiden ominaisuudet vaihtelevat hieman keskenään.

Ecomin tulostusikkunassa valitaan halutaanko raportti yrityksen sisäiseen vai asiakkaan käyttöön. Tulostukseen voidaan valita tuotteet, työt, työaika, postit, katelaskelma, oletustiedot ja yksikköhinnat sekä tietysti koko tarjous. Hinnoittelussa voidaan valita joko verollinen tai veroton hinta, sekä nettotai kustannushinnat. Muissa ohjelmissa valitaan ensin raporttipohja, jonka jälkeen ohjelma tulostaa pohjaan kuuluvat tiedot.

Ecomissa asiakkaalle lähetettävän tarjouksen ulkoasua voidaan muokata halutun laiseksi, jolloin siihen saadaan yrityksen värit ja logo. Muissa ohjelmissa voidaan tarjous tallentaa vaikka Excel muotoon, jolloin sitä voidaan muokata. Tarjouslaskentaohjelmien sisällä näitä pohjia ei voida muokata.

Käytännössä kaikkiin muihin paitsi Ecomiin voidaan tehdä omat raporttipohjat, jotka ohjelmistotoimittaja lisää. Pohjien lisäys on lisäpalvelua, ja tästä syystä maksullista.

Ohjelmissa voidaan tarjous tallentaa erilaisiin sähköisiin muotoihin.

4.9 TILASTOINTI

Tilastointi antaa mahdollisuuden jälkikäteen tarkastella paljonko tarjouksia on jätetty, kenelle niitä on tehty ja kuka niitä on tehnyt. Työkalu ei välttämättä ole tarpeellinen tarjouslaskijalle, mutta esimerkiksi yritysjohdolle siitä on suurta hyötyä. Tilastoinnin perusteella voidaan päättää, että kenelle tulevia tarjouksia tehdään. Tilastointia käytetään myös apuna henkilöstöä koskevissa kysymyksissä.

Tarjoustietokannasta jonne tarjoukset tallentuvat, tulee tilastointi voida määritellä eri kriteerein. Näistä tärkeimpiä ovat aikajaksot, tekijä, asiakas, rakennustyyppi ja voitettu/hävitty.

Vertailussa mukana olleissa ohjelmistoissa voidaan tilastointi suorittaa jollain tasolla. Broker -ohjelmassa tilastointi tapahtuu BSM verkkosivulla. Tilasto voidaan ottaa käytännössä millä kriteereillä tahansa, esimerkiksi aikajakso, tekijä ja asiakas. Ecomissa Ohjelmiston sisällä olevalla tarjoushaku toiminnolla voidaan hakea tarjouksia. Jos tarjous on kohdistettu projektille, voidaan raportteja hakea asiakasryhmittäin. Asiakasrekisteristä voidaan tarjouksia hakea asiakaskohtaisesti. Admicom -ohjelmassa erillisellä välilehdellä voidaan tarkastella valmiita tarjouksia. Listaus voidaan hakea eri kriteerein kuten asiakas, laskija ja rakennustyyppi.

4.10 KäYTTÖOHJEET JA OHJEISTUS

Ohjelmiston sujuvan käytön oppiminen vaati harjoittelua ja ohjelmiston käyttöä. Kuitenkin tarjouslaskentaohjelmistoon sisälle päästäkseen olisi hyvä lukea ohjelmiston ohjekirja. Ohjekirjoista tulisi selvitä vähintään ohjelmiston perusominaisuudet, joilla laskija pääsee alkuun.

Ohjekirjojen helppolukuisuus ja se, että tieto löytyy oikeasta paikasta on ratkaiseva tekijä ohjeen käyttökelpoisuudelle. Sisällysluettelolla ja sanastolla helpotetaan tiedon hakua. Kirjat tulisi myös kuvittaa tarpeen mukaan. Kuvilla voidaan selventää vaikeita asioita ja laskijan tutustuessa ohjelmistoon, kuvat helpottavat ohjelmiston hahmottamista ja toimintojen paikat jäävät paremmin mieleen.

Ohjekirjan ohella etätuki ja puhelintuki ovat tärkeitä. Aina tulee tilanteita joihin ei ohjekirja osaa vastata, tällöin paras keino selvitä ongelmasta on soittaa puhelintukeen ja pyytää etätukea. Etätuki mahdollistaa ohjelmatoimittajan pääsyn ohjelmaan käsiksi, jolloin tukihenkilö voi opastaa kädestä pitäen.

Ohjeistuksen lisäys on ehdottoman tärkeää. Ohjeet tulee voida keskittää toiminnoille tai ne pitää ilmaantua, kun laskennassa edetään ohjeistusta tarvitsevan pisteen ohi.

TAULUKKO 4.9 Käyttöohjeet ja ohjeistus

Brokerin ja Ecomin ohjeet olivat ainoat joihin oli mahdollista tutustua. Ohjeistuksissa esitellään kaikki olennaiset toiminnot joita laskennassa tarvitaan. Kirjoissa lasketaan mallitarjous, jonka tekemällä pääsee ohjelmaan sisälle. Molemmat kirjat ovat helppolukuisia ja sisältävät sisällysluettelon, joka helpottaa olennaisesti tiedon hakua. Ecom LVI ohje ei sisällä sisällysluetteloa.

Broker -ohjeen kuvissa on selkeästi viitattu tiettyihin kuvakkeisiin, joiden toiminnasta on sitten alempana kerrottu tarkemmin. Kuvat ovat selkeitä ja ne sijaitsevat oikeilla paikoilla.

Ecom käsikirja ei ole yhtä selkeä ja helppolukuinen kuin Brokerin. Ecom käsikirjat sisältävät erittäin paljon kuvia, joka toisaalta on hyvä asia. Kuitenkin viittaukset kuvien ja tekstin välillä on toteutettu nuolilla ja kun näitä nuolia on yhdellä sivulla useampia, voi hahmottamisesta tulla hivenen hankalaa.

Kaikki ohjelmatoimistot tarjoavat puhelinja etätukea.

Omia ohjeistuksia voidaan käytännössä lisätä, mutta sitä ei voida linkittää suoraan johonkin toimintoon. Ecomissa ja Brokerissa ohjeistus voidaan lisätä esimerkiksi tarjouksen dokumentit ja lisätiedot sivulle. Pajadatan ohjeet ovat ohjelmiston sisällä ja sinne voi luoda omia ohjeita, mutta haluttaessa lukea ohjeita ne tulee avata erikseen.

4.11 YLLÄPITO JA KUSTANNUKSET

Käyttäjäprofiililla tulee voida estää ohjelmiston luvaton käyttö sekä se, että tietyt henkilöt pääsevät vain tiettyihin toimintoihin. Ominaisuus on entistä tärkeämpi, kun käyttäjiä on useita satoja.

Ohjelmiston päivitykset ovat olennainen osa ylläpitoa. Päivitykset tulee voida asentaa joko laskijan omasta tai ohjelmiston ylläpitäjä toimesta.

Kustannukset ovat yleisesti hankinnan suurin murhe. Kun käyttäjien määrä lähentelee useita satoja, kustannuksetkin nousevat korkeiksi.

TAULUKKO 4.10 Ylläpito ja kustannukset

Kaikkia ohjelmia voidaan hallita käyttäjäprofiileilla, toisia enemmän ja toisia vähemmän. Broker -ohjelmassa voidaan määrittää tarjouslaskentaryhmiä, joissa laskijat näkevät toistensa tarjoukset pääsemättä kuitenkaan muuttamaan niitä. Ecomissa voidaan käyttäjälle antaa käyttöoikeus tiettyihin ohjelmistoihin, esimerkiksi vain sähkön tarjouslaskenta.

Broker julkaisee päivityksiä noin kaksi kertaa vuodessa. Broker hoitaa palvelimen päivityksen, mutta jos käytössä on yksittäisasennukset, päivitystiedosto tulee pilvipalveluun josta käyttäjä voi hakea sen. Ecom julkaisee päivityksen pääsääntöisesti noin kaksi tai kolme kertaa vuodessa. Tämä on kohtuullinen määrä eikä aiheuta jatkuvaa haittaa laskentaan. Admicom kehittää ohjelmistoaan jatkuvasti, jolloin päivityksiä voi tulla useampia kymmeniä, vuoden aikana. Päivitys ei vaikuta suurelta osin laskentaan ollenkaan, koska se pyritään tekemään yöaikaan. Pajadatan palvelimelta on ladattavissa aina ohjelmiston uusin versio. Yritys päivittää ohjelmistoaan usein, samalla tavalla kuin Admicom. Palvelimelle asennettu ohjelmisto päivittää itse itsensä, hakemalla uusimman version Pajadatan palvelimelta.

Ecom ohjelmiston kustannukset ovat listahintoja. Tällöin aloitusmaksu on 20 000:sta 40 000 tuhanteen, riippuen kuinka monta lisenssiä sähkö ja LVI ohjelmaa ostetaan. Vuosimaksu on 40 000:sta 50 000 tuhanteen, riippuen taas paljonko sähkö ja LVI ohjelmia hankitaan.

4.12 PROJEKTIONHOITO

Tarjouksen jättämisen jälkeen päästään toivon mukaan allekirjoittamaan urakkasopimusta. Urakan aikana projektin hoito on suuressa roolissa, jotta projekti saadaan vietyä onnistuneesti läpi. Tarjouslaskentaohjelmisto tulee voida yhdistää näihin projektihohtoohjelmistoihin. Jotkin tarjouslaskentaohjelmistot ovat saatavana erillisenä ohjelmistona, jolloin projektinhoito tulee voida ostaa lisäohjelmistona.

TAULUKKO 4.11 Projektinhoito

Ecom on ohjelmistoista ainut, jonka mukana tulee projektinhoito-ohjelmistoja. Tarjouslaskentaa ei ole mahdollista hankkia erillisenä ohjelmana. Muihin ohjelmistoihin on mahdollista ostaa nämä projektinhoitoon sekä taloushallintoon tarkoitetut ohjelmistot.

5 YHTEENVETO

Nykyiset tarjouslaskentaohjelmistot ovat erittäin lähellä toisiaan. Suurimmat erot liittyvät lähinnä toimintojen toimintamalleihin, sekä niiden käyttöön. Toki joissain ohjelmissa on ominaisuuksia, jotka toisista puuttuvat.

Broker

Ohjelman selkeys ja helppokäyttöisyys yllätti. Ohjelmaikkuna on siisti, eikä siinä ole liikaa painikkeita ja pienoisikkunoita. Ohjelman käyttö oli helppo oppia, ja siitä löytyvät käytännössä kaikki ne toiminnot, joita tarvitaan. Ohjelma asennetaan jokaiselle koneelle erikseen, joka on erittäin hyvä ja painava seikka Lemminkäisen tapauksessa. Ohjelman hakutoiminnot ovat yksikertaisia ja toimivia. Syöttösivut ovat vertailun kehittyneimmät, sivupohjia voidaan rakentaa itse omista paketeista ja solut ymmärtävät yksinkertaisia kaavoja. Hinnoittelussa on erilaisia työkaluja, joilla tarjouksen hinnan rakennetta voidaan tarkastella ja muuttaa. Loppusivulaskenta on samankaltainen kuin Lemminkäisen nykyisessä järjestelmässä. Tarjoukselle voidaan antaa loppusumma, jonka ohjelma jyvittää automaattisesti positioille ja kuluille. Raportoinnissa voidaan käyttää valmiita pohjia, joita voidaan ostaa Mercukselta, mutta myös omien pohjien tekeminen on mahdollista. Jälkikäsittelyä varten raportit voidaan tallentaa tiedostoon. Tarjouslaskenta on hankittavissa erillisenä ohjelmistona, jolloin ei tarvitse maksaa projektihoitotoiminnoista.

Ecom

Esinäkemällä ohjelma vaikutti sekavalta, mutta muutaman käyttökerran jälkeen toiminnot alkoivat löytyä. Ohjelma sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet, pois lukien nollahintavaroitus ja monitasoiset positiot. Nollahintavaroitus on kuitenkin mahdollista saada tulevissa ohjelmistopäivityksissä. Ohjelmistossa on helppo ylläpitää vakioarvoja, jotka kopioituvat aina uuteen tarjoukseen. Massoittelu on kohtalaisen yksinkertaista. Se, että paketit, työt ja tuotteet ovat jaettu erillisille sivuille, tekee tarjouksen hahmottamisesta erittäin helppoa. Uutta tuotetta lisättäessä, olisi helpompaa, jos tyhjä rivi ilmestyisi automaattisesti edellisen nimikkeen lisäyksen jälkeen. Nyt se ei ole mahdollista, vaan uusi rivi on aina luotava itse. Tulostustoiminto on rakennettu kiinteäksi ohjelmaan, joka estää omien raporttipohjien tuonnin. Tulostuksesta löytyy kuitenkin kattavat vaihtoehdot, joilla saadaan tarvittavat raportit. Huono puoli on se, että ohjelmisto hankitaan pakettina, jossa tulee mukana paljon taloushallinnon ja projektihoitoon tarkoitettuja ohjelmistoja, joita tässä vaiheessa ei välttämättä tarvita.

Admicom

Ohjelma on edistyksellinen siinä mielessä, että on siirrytty pois Windows -ohjelmasta. Admicomin tarjouslaskenta on verkkopohjainen ohjelma, jota käytetään verkkoselaimella. Ohjelmisto on asennettuna Admicomin verkkolevylle, jolloin laskenta vaatii internet-yhteyttä, joka taas on Lemminkäisen tapauksessa huonompi puoli. Ulkoasultaan ohjelma on erittäin yksinkertainen, laskijan näkyvillä on vain tarpeelliset painikkeet ja toiminnot. Massoittelu tapahtuu massoittelu –sivulla, jonne tarjouksen tuotteet, työt ja paketit listataan. Rivisyöttö sisältää erinomainen ominaisuuden. Kun riville kirjoitetaan tuotteen nimeä, osaa ohjelma hakea suoraan tietokannasta vastaavia tuotteita, eli erillistä hakuikkunaa ei välttämättä tarvitse käyttää. Ohjelmassa on erillinen välilehti tarjouksen laskennalle, jossa tuotteille, töille ja paketeille haetaan hinnat. Ohjelma myös tulostaa valmiille raporttipohjille tai tiedostoon. Tarjouslaskenta on hankittavana erillisenä ohjelmana, jolloin ei tarvitse turhaan maksaa projektinhoidon ja taloushallinnon työkaluista.

Pajadata

Ohjelmisto ei ole visuaalisesti kovinkaan näyttävä, värimaailma on erittäin pelkistetty. Ohjelman käyttöliittymä on kyllä yksinkertaisen näköinen, ja sen toimita on erittäin helppo ja nopea oppia. Laskenta tapahtuu taulukkolaskennasta tutuille riveille, josta tarjouksen kulkua on vaikea seurata. Paketit tuotteet ja työt indikoidaan kirjaimilla, kun taas Brokerissa käytetään selkeitä kuvakkeita. Yksi tärkeimmistä puuttuvista ominaisuuksista on nollahintavaroitus, pienempiä puutteita ovat positiorakenteen muokattavuus, sekä monitasoiset positiot. Vakioarvoja sekä lisiä pidetään yllä ohjelman ylälaidassa, näiden määrää on rajoitettu. Pajadatan ohjelma sopii erittäin hyvin pienille asennusliikkeille joilla on myös myymälätoimintaa. Ohjelmassa on toimintoja, joilla voidaan seurata varaston tilannetta, sekä tehdä laskuja. Tarjouslaskenta on kuitenkin hankittavissa myös erillisenä ohjelmistona.

6 TULOKSET

Työn tavoitteena oli siis selvittää Lemminkäinen Talotekniikka Oy:n käyttöön parhaiten soveltuvia tarjouslaskentaohjelmistoja, jotka tulisivat LVIS-, spriklerja kylmä urakoiden laskentaan. Suosittelen Brokerin Estimate ja Ecom ohjelmistoja, joita tulisi yrityksessä koekäyttää ja testata vielä lisää. Broker Estimate soveltuu parhaiten suuryrityksen tarpeisiin, se sisältää lähes kaikki tarvittavat ominaisuudet joita tarjouslaskentaohjelmalle on annettu. Ecom taas soveltuu vähän paremmin pienille ja keskisuurille yrityksille. Ohjelmisto on kehittynyt ja siitä löytyy sellaisenaan lähes kaikki tarvittavat ominaisuudet. Yhtenä miinuspuolena on se, että Ecomin tarjouslaskentaa ei voi hankkia yksittäin, vaan aina tulee ostaa jokin ohjelmistopaketti, jossa tulee projektinhoitoon ja taloushallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja. Ecom ilmoitti, että ohjelmistoa voidaan kyllä kehittää asiakkaan tarpeita paremmin vastaavaksi.

Työ onnistui hyvin, vaikka vertailut ja koekäytöt jäivätkin vähäisiksi. Vertailussa ilmeni ohjelmistojen välillä eroavaisuuksia, joiden pohjalta päätelmät tehtiin. Lemminkäinen voi käyttää työtä apuna valitessaan ohjelmistoja koekäyttöön. Myös muut alan yritykset voisivat hyötyä tästä työstä. Talotekniikan urakointi on kuitenkin niin suuri ala, että toimijoita on erittäin paljon.

Tarjouslaskentaohjelmiston valmistajat voivat löytää työstä puutteita tai parannustarpeita omaan ohjelmistoonsa. Kilpailijat voivat katsoa, mitä ominaisuuksia toisten ohjelmista löytyy ja näin parantaa omaansa entisestään.

Tämä työ antoi karkean peruskoulutuksen ja näkemyksen siitä, miten tarjouksien laadinta etenee. Tarjouslaskenta on rutiininomaista ja kokemusperäistä työtä, jossa on suuresti hyötyä aikaisemmasta tarjouslaskentakokemuksesta.

Vertailu olisi paljon tarkempi jos kaikista ohjelmistoista olisi saanut demoversiot käyttöön. Tarkempi vertailu olisi vaatinut vielä kaikilla ohjelmistoilla tehtävän tarjouksen, josta olisi selvinnyt kuinka nopeasti milläkin ohjelmalla tuottaa valmiin tarjousasiakirjan.

LÄHTEET

Lemminkäinen talotekniikka Oy. Yrityksen verkkosivut

http://www.lemminkainentalotekniikka.fi/fi/Lemminkainen_Talotekniikka_Oy

Lemminkäinen talotekniikka Oy. Kehityspäällikkö Juha From

Oy Mercus Software Ltd. Broker Estimate Käyttöohje.

Oy Mercus Software Ltd. Simo Grönlund, ohjelmistoesittely 6.2.2013

Ecom Oy. Tarjouslaskenta ohje (sähkö) 30.11.2011.

http://www.ecom.fi/_tiedostot/Kasikirjat/Tarjouslaskenta%20(Sahko).pdf

Ecom Oy. Tarjouslaskenta ohje (LVI) 17.11.2011

http://www.ecom.fi/_tiedostot/Kasikirjat/Tarjouslaskenta%20(LVI).pdf

Ecom Oy. Aloitusopas ja oletustiedot ohje 30.11.2011

http://www.ecom.fi/_tiedostot/Kasikirjat/Aloitusopas%20ja%20oletustiedot.pdf

Ecom Oy. Yrityksen verkkosivut

www.ecom.fi

Ecom Oy. Juha Saarikoski ohjelmistoesittely 13.2.2013 Pajadata Oy. Tarjouslaskenta esite (sähkö)

Pajadata Oy. Tarjouslaskenta esite (LVI)

Pajadata Oy. Yrityksen verkkosivut

www.pajadata.fi

Pajadata Oy. Pentti Jokinen, ohjelmistoesittely 11.2.2013 Admicom Oy. Yrityksen verkkosivut

www.admicom.fi

Admicom Oy. Marianne Hautsalo, ohjelmistoesittely 5.2.2013

Sähköja teleurakoitsijaliitto STUL ry. Sähköurakoitsija tarjouslaskenta kirja 2011. 978-952-231-067-5